Technologia wirtualnego pokoju danych jest nieuniknionym elementem każdej transakcji biznesowej. Firmy różnej wielkości wykorzystują pokoje danych jako miejsca przechowywania danych, platformy komunikacyjne i narzędzia ułatwiające podejmowanie strategicznych decyzji.
Dobrze wybrany elektroniczny pokój danych oferuje niespotykany dotąd poziom bezpieczeństwa, funkcjonalności i wszechstronności. Osoby przeprowadzające transakcje mają teraz nieograniczone możliwości wykorzystania zaawansowanych narzędzi i wstępnie zaprojektowanych przepływów pracy, dzięki czemu mogą szybciej przeprowadzić każdą transakcję.
W rezultacie coraz większa wygoda i dostępność wirtualnych pokoi danych sprawiły, że koncepcja fizycznego pokoju danych we wszystkich branżach stała się praktycznie przestarzała.
Wirtualny pokój danych to platforma online, która łączy przechowywanie danych w chmurze z różnymi instrumentami służącymi do przeprowadzania transakcji o dużej wartości. Cyfrowy pokój danych może być szczególnie przydatny w procesach wymagających gromadzenia dużej ilości dokumentacji, ponieważ działa jako zdalne repozytorium korporacyjne.
Wirtualny pokój danych online może również służyć jako platforma współpracy w codziennych czynnościach, kierowaniu zarządem oraz we wszystkich projektach, które wymagają jednoczesnego udziału kilku stron. Najczęstsze przykłady zastosowań wirtualnego pokoju danych to fuzje i przejęcia, due diligence, zarządzanie portfolio i pozyskiwanie kapitału.
Z naszych badań wynika, że pokoje danych mają wiele do zaoferowania małym, średnim i dużym firmom z różnych sektorów. Jednak z ostatnich badań wynika, że istnieje kilka branż, które najbardziej polegają na oprogramowaniu do obsługi wirtualnego pokoju danych.
Poniżej przedstawiamy główne przypadki użycia wirtualnego pokoju danych przedstawione zgodnie z ich popularnością.
Fuzje i przejęcia mają kluczowe znaczenie dla wzrostu i rozwoju każdej firmy, od tych małych po ogromne korporacje. Co więcej, w wielu branżach, na przykład w startupach technologicznych, przejęcie stanowi wyłącznie strategię wyjścia z inwestycji lub ważny etap rozwoju.
Największym wyzwaniem każdej transakcji związanej z fuzjami i przejęciami jest dokładne badanie due diligence. Strony biorące udział w transakcji muszą przejrzeć ogromną ilość dokumentów w stosunkowo krótkim czasie.
Wirtualne pokoje danych pomagają stworzyć sprawne i odpowiednio przygotowane środowiska umożliwiające dostęp do potrzebnych plików w ciągu zaledwie kilku sekund, co z kolei pozwala na szybsze podejmowanie kluczowych decyzji. Zarówno kancelarie butikowe, jak i przedsiębiorstwa korzystają z uniwersalnej dostępności i zautomatyzowanych rozwiązań oferowanych przez nowoczesne pokoje danych.
Znane fundusze i firmy typu private equity zazwyczaj mają do czynienia z dużą ilością poufnych danych. Wymaga to zwiększonego poziomu bezpieczeństwa i wewnętrznej przejrzystości. Wirtualne pokoje danych dostarczają wielu narzędzi przydatnych w każdym procesie, od pozyskiwania kapitału po doradztwo inwestycyjne, zabezpieczając dane użytkowników i zapewniając dostęp do różnych analiz.
Prawnicy i kancelarie prawne muszą przestrzegać surowych przepisów, aby zapewnić legalność swojej działalności. Jednocześnie muszą dbać o wiele wrażliwych dokumentów i poufnych informacji.
Oznacza to, że sektor prawny jest jednym z pierwszych, który może skorzystać z wiodących w branży funkcji wirtualnego pokoju danych, takich jak szyfrowanie, kontrola dostępu i zdalne wyszukiwanie.
Banki inwestycyjne, jako instytucje finansowe działające głównie na zasadzie doradztwa, wymagają więc rozwiązań programowych łączących prostą komunikację z przechowywaniem danych o dużej wartości. Bankierzy inwestycyjni wykorzystują pokoje danych do zbierania informacji, przeprowadzania badań due diligence, prezentowania celów potencjalnym nabywcom i pomocy w integracji po transakcji.
W uzupełnieniu do zaawansowanego bezpieczeństwa, pokoje danych pozwalają bankom inwestycyjnym na uporządkowanie swoich działań poprzez zwiększenie odpowiedzialności pracowników i usprawnienie raportowania.
Służba zdrowia to kolejny sektor, w którym mamy do czynienia z coraz większą ilością poufnych danych, takich jak informacje o pacjentach, wyniki ich badań i inne. Brak zabezpieczenia takich danych może doprowadzić do wycieku, a nawet do procesu sądowego.
Poza tym, że pokoje danych pomagają użytkownikom chronić poufne pliki, pomagają też w przejściu przez skomplikowane i czasochłonne procedury, takie jak przyznawanie licencji. Przechowując całą niezbędną dokumentację w jednym miejscu, firmy mogą znacznie szybciej uzyskać potrzebne licencje.
Znaczna część informacji zwrotnych, które uzyskaliśmy podczas badania branży pokoi danych, wskazuje, że istnieje kilka sektorów, które w większym stopniu niż dotychczas korzystają z wirtualnych pokoi danych. Poniżej przedstawiamy trzy z najbardziej wyróżniających się przykładów.
Firmy z branży nieruchomości korzystają z wirtualnych pokoi danych do zarządzania portfelem, komunikacji z potencjalnymi inwestorami i monitorowania długoterminowych projektów. Narzędzia do obsługi pokoju danych pozwalają firmom na bardziej świadome podejście do transakcji na rynku nieruchomości i ułatwiają zarządzanie dokumentami.
Możliwości repozytorium tworzą łatwy do przeglądania zapis wszystkich dotychczasowych transakcji deweloperskich i finansowych, dzięki czemu podczas transakcji o dużej wartości znalezienie dokumentów jest znacznie łatwiejsze.
Inwestorzy wykorzystują wirtualne pokoje danych jako platformę strategiczną, na której porównują możliwości, proszą o wymagane dokumenty i przeprowadzają badanie due diligence. Pomyślnie przeprowadzone transakcje mogą być następnie przeniesione do sekcji portfela w pokoju danych.
Jednocześnie startupy mogą wykorzystywać rozwiązania wirtualnego pokoju danych do wprowadzania swojej firmy na rynek, planowania rozwoju firmy i przygotowywania się do przejęć, fuzji lub innych ważnych transakcji.
Składając wniosek o pierwszą ofertę publiczną, firmy muszą zgromadzić dużą liczbę dokumentów. Wiele z nich jest ściśle poufnych i wymaga zastosowania dodatkowego zabezpieczenia. Ponadto proces IPO często wymaga konsultacji z osobami trzecimi, co sprawia, że funkcje współpracy w pokoju danych stają się niezbędne.
Niezrównany poziom bezpieczeństwa poufnych dokumentów
Prosta organizacja i dystrybucja dokumentów
Scentralizowana przestrzeń robocza z przejrzystym przepływem pracy i większą odpowiedzialnością
Niższa cena w porównaniu z tradycyjnymi pokojami danych
Funkcjonalne rozwiązania do zdalnej współpracy i podejmowania decyzji
Przyspieszona realizacja transakcji, od badania due diligence do integracji
Inwestycja w pokój danych zabezpiecza wizerunek firmy jako wiarygodnej i zorientowanej na przyszłość
Wszechstronna dostępność danych i osób
Nieograniczone możliwości dla wszystkich typów projektów
Pokoje danych zazwyczaj nie wymagają dodatkowego sprzętu czy wtyczek
Możliwość skorzystania z wiedzy i doświadczenia dostawcy
Ulepszona komunikacja dzięki wbudowanym czatom, Q&A, rozmowom wideo itp.
Bezpieczeństwo danych jest głównym zmartwieniem wszystkich nowoczesnych firm. Wymóg stale aktualizowanej, niezawodnej ochrony skłania firmy do przechowywania poufnych danych w wirtualnych pokojach danych. Zaawansowane oprogramowanie pokoju danych gwarantuje, że pliki użytkowników będą bezpieczne na wielu poziomach.
Renomowani dostawcy pokojów danych dbają o to, by ich produkty spełniały branżowe standardy bezpieczeństwa. Najlepszym sposobem na określenie, czy dostawca poważnie podchodzi do kwestii bezpieczeństwa, jest sprawdzenie posiadanych przez niego certyfikatów, takich jak ISO 27001, HIPAA czy SOC 2.
Kolejnym poziomem ochrony danych jest kontrola nad tym, kto może mieć do nich dostęp i w jaki sposób jest upoważniony do interakcji z nimi. Bezpieczne współdzielenie plików w wirtualnych pokojach danych jest zapewnione przez przydzielanie określonych uprawnień w zależności od roli każdego z użytkowników.
Ta kategoria środków bezpieczeństwa pomaga chronić wrażliwe dane, monitorować wszystkie interakcje i zapobiegać zagrożeniom związanym z wyciekiem wewnętrznym.
Poza upewnieniem się, że dostęp do poufnych danych mają tylko wybrani użytkownicy, administratorzy mogą przypisać dodatkowe warstwy ochrony. Niektóre z przykładów zabezpieczeń dokumentów obejmują nadawanie uprawnień tylko do przeglądania, wyskakujące okienka NDA i szczegółowe śledzenie aktywności.
Oprócz ochrony plików wirtualne pokoje danych umożliwiają bezpieczną wymianę informacji, poprzez stworzenie bezpiecznego środowiska dla wszystkich rodzajów komunikacji. Przykładowo, użytkownicy mogą tworzyć grupy i omawiać pewne sprawy na osobności, podczas gdy wszystkie ich interakcje są zaszyfrowane.
Zaufany pokój danych to bezpieczna platforma, która pozwala użytkownikom bezpiecznie przechowywać i zarządzać poufnymi dokumentami. Najważniejszym aspektem jest wybór dostawcy, który zapewni wymagany zestaw funkcji bezpieczeństwa i odpowiedni poziom zgodności.
Wirtualne pokoje danych oferują swoim użytkownikom nieograniczony wachlarz możliwości. Istnieje jednak kilka kluczowych funkcji, które wnoszą największą wartość, są nimi:
Wirtualne pokoje danych pozwalają użytkownikom na swobodny dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia czy miejsca. Cyfrowa przestrzeń eliminuje potrzebę przechowywania fizycznych egzemplarzy, zmniejszając koszty i wysiłek związany z utrzymaniem tradycyjnego archiwum. Dodatkowe funkcje, które ułatwiają użytkownikom zarządzanie dokumentami, to m.in:
Dobrze zaprojektowany pokój danych będzie miał kilka poziomów dostępu, które określają, jakiego rodzaju dane każdy użytkownik może pobrać i jakie działania może wykonać. Inne funkcje, które pomagają w zarządzaniu użytkownikami to:
Użytkownicy wirtualnego pokoju danych pochodzą z różnych środowisk technicznych, co oznacza, że oprogramowanie musi być na tyle proste, żeby każdy mógł z niego efektywnie korzystać. Dwa najważniejsze aspekty użyteczności to intuicyjny interfejs i możliwość wszechstronnego zastosowania, co oznacza kompatybilność ze wszystkimi systemami operacyjnymi, w tym Windows, Linux i macOS.
Innymi funkcjami, które zwiększają komfort użytkowania, są:
Śledzenie aktywności i raportowanie pozwalają dokładnie sprawdzić liczbę użytkowników, którzy weszli w interakcję z określonymi dokumentami, ocenić ich zaangażowanie i w razie potrzeby przekierować przepływ pracy. Poniższe funkcje w największym stopniu wspierają osoby odpowiedzialne za zawieranie umów:
Wirtualne pokoje danych umożliwiają kilka poziomów efektywnej komunikacji na odległość. Dzięki zastosowaniu odpowiedniej technologii użytkownicy mogą omawiać sprawy biznesowe za pomocą czatów, połączeń głosowych, e-maili i innych. Typowe funkcje, które usprawniają komunikację w pokoju danych to:
Efektywny zespół obsługi klienta ma kluczowe znaczenie w udanym użytkowaniu pokoju danych. Najlepszym sposobem na ocenę jakości wsparcia klienta jest prośba o bezpłatne demo lub okres próbny i zwrócenie uwagi na takie funkcje jak:
Połączenie wszystkich powyższych narzędzi stworzy solidne podstawy dla skutecznego użytkowania wirtualnego pokoju danych.
Po wybraniu odpowiedniego dostawcy pozostaje tylko skonfigurować wirtualny pokój danych na potrzeby nadchodzącej transakcji. Można to zrobić w trzech krokach.
Stworzenie listy wszystkich potencjalnych użytkowników i podzielenie ich na grupy według ich roli w firmie lub wkładu w projekt znacznie przyspieszy proces wysyłania zaproszeń.
Podczas przydzielania uprawnień ważne jest znalezienie kompromisu pomiędzy bezpieczeństwem a wygodą. Oznacza to ustalenie warunków dostępu na podstawie obowiązków każdego użytkownika biorącego udział w projekcie.
Ostatnim etapem jest umieszczenie treści w wirtualnym pokoju danych. Najłatwiejszym sposobem jest stworzenie struktury folderów, a następnie zbiorcze przesyłanie dokumentów.
Wybór najlepszego wirtualnego pokoju danych może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli jesteś nowym użytkownikiem i nigdy wcześniej nie miałeś do czynienia z wirtualnymi pokojami danych.
Na rynku jest wielu dostawców pokoi danych, a każdy z nich ma swoje wady i zalety.
Jak zatem wybrać najlepszy pokój danych dostosowany do Twoich potrzeb? Oczywiście, powinieneś dokonać wyboru na podstawie Twoich potrzeb biznesowych.
Po pierwsze, określ, jakie masz cele i jakie rezultaty chcesz osiągnąć.
Po drugie, porównaj wirtualne pokoje danych w Internecie, biorąc pod uwagę takie kryteria, jak doświadczenie, model finansowy, zastosowane środki bezpieczeństwa, ilość miejsca do przechowywania danych itp.
Skorzystanie z tabeli porównującej pokoje danych, którą zamieściliśmy powyżej, dzięki niej możesz znacznie zaoszczędzić czas potrzebny na analizę. Znajdziesz tam 10 najlepszych dostawców, którzy są liderami w branży. Po prostu polegaj na ocenach, recenzjach i komentarzach każdego dostawcy i zdecyduj, który z nich jest dla Ciebie najlepszy.
Możesz też samodzielnie porównać wirtualne pokoje danych.
O czym należy pamiętać, wybierając to rozwiązanie? Aby uzyskać szerszy obraz przy ocenie wirtualnych pokoi danych, zalecamy zwrócenie uwagi na poniższe kryteria:
Omówmy teraz każdy z tych punktów bardziej szczegółowo i dla przykładu porównajmy ze sobą trzy, naszym zdaniem, najlepsze pokoje danych — Ideals, Citrix, and Datasite.
Regułą jest, że wiarygodni dostawcy pokoi danych cieszą się uznaniem swoich klientów.
Zatem, jeśli szukasz najlepszego wirtualnego pokoju danych, sprawdź opinie jego klientów.
W tym celu obserwuj popularne serwisy z recenzjami, takie jak Capterra czy G2. Zwróć też uwagę na ogólną ocenę, liczbę recenzji danego dostawcy i to, czy są one pozytywne, czy negatywne.
Jeśli chodzi o sprawdzonych przez nas dostawców, oto, czego się dowiedzieliśmy:
Interfejs użytkownika Twojego przyszłego oprogramowania pokoju danych jest ważniejszy, niż Ci się wydaje.
Poruszanie się po wirtualnym pokoju danych musi być łatwe, niezależnie od Twojego technicznego doświadczenia. Nie chodzi tylko o jego wygląd. Ważny jest też sposób prezentacji wszystkich informacji, organizacja folderów i możliwość ich automatycznej organizacji.
Oto co użytkownicy mówią o użyteczności Ideals, Citrix i Datasite:
Podstawowym celem korzystania z wirtualnego pokoju danych jest prawdopodobnie dzielenie się poufnymi plikami z wieloma osobami.
Oczywiście ważne jest, abyś mógł kontrolować, jakie uprawnienia ma każdy z użytkowników wirtualnego pokoju danych.
Najlepsze pokoje danych oferują takie podstawowe funkcje jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe, zróżnicowane uprawnienia użytkowników i inne.
Bezpieczeństwo poufnej dokumentacji to pierwsza rzecz, jakiej oczekuje się od dostawcy pokoju danych.
Wszystkie firmy oferujące wirtualny pokój danych zapewniają bezpieczeństwo Twoich dokumentów za pomocą różnych funkcji. Do najpopularniejszych należą dynamiczne znaki wodne, redagowanie i inne.
Dokładnie sprawdziliśmy, co do zaoferowania mają dostawcy pokoi danych, którzy znaleźli się w pierwszej trójce, i oto są nasze spostrzeżenia:
Przesyłając duże ilości danych, Ty i inni użytkownicy musicie mieć możliwość łatwego nawigowania i zarządzania wszystkimi plikami.
Jak porównywać wirtualne pokoje danych, jeżeli chodzi o funkcje zarządzania danymi? Oczywiście zakres funkcji, jakich należy oczekiwać od konkretnego dostawcy, będzie zależał głównie od wielkości Twojej firmy. Na przykład, jeśli prowadzisz firmę, która rozpoczyna działalność, ilość dokumentacji będzie znacznie mniejsza niż w przypadku dużego przedsiębiorstwa. Dlatego nie będziesz potrzebować wielu narzędzi do zarządzania danymi.
Dokładnie sprawdziliśmy, jak Ideals, Citrix i Datasite zarządzają dokumentami, które ich klienci przechowują w pokoju danych.
Możliwość śledzenia wszystkich działań w wirtualnym pokoju danych w trakcie projektu znacznie zwiększa jego efektywność.
Sprawdź, jakie funkcje związane z analizą i raportami oferuje dany dostawca i zdecyduj, w jaki sposób te usługi odpowiadają potrzebom Twojej firmy.
Jeśli trudno jest Ci się zdecydować, zwróć uwagę na to, co wyróżnia każdego dostawcę wirtualnego pokoju danych. Z reguły każde oprogramowanie VDR ma pewne unikalne cechy, których nie oferują inni dostawcy.
Po dokładnym porównaniu wirtualnych pokoi danych oto, czego dowiedzieliśmy się o Ideals, Citrixie i Datasite.
Szukając najlepszego wirtualnego pokoju danych, warto zwrócić uwagę na jakość obsługi klienta, jaką zapewnia dany dostawca.
Zwróć uwagę na to, jakie drogi kontaktu są dostępne, jak szybko otrzymujesz odpowiedź i jak kompetentny jest zespół.
Naturalnie cena jest jednym z kluczowych czynników, które wpływają na decyzję.
Modele opłat stosowane przez nowoczesnych dostawców wirtualnych pokoi danych są bardzo różne, dlatego warto skupić się na swoich potrzebach i upewnić się, że stosunek ceny do jakości jest uzasadniony.
Oto, czego dowiedzieliśmy się o cenach w serwisach Ideals, Citrix i Datasite.
Biorąc pod uwagę powyższe szczegółowe porównanie Ideals, Citrix i Datasite, widać, że każdy z dostawców ma swoje zalety i wady.
Wybierając wirtualny pokój danych, skup się przede wszystkim na potrzebach Twojej firmy i zwróć uwagę na czynniki, które uwzględniliśmy podczas porównywania tych trzech dostawców.
1. Ideals |
Wygodny i elastyczny VDR, który zaspokoi potrzeby dużych i małych firm z różnych branż |
Zobacz profil |
2. Citrix Sharefile |
Wielopoziomowy system zabezpieczeń, niezawodna i intuicyjna obsługa |
Zobacz profil |
3. Datasite |
Skupia się na dużych przedsiębiorstwach i ma bardzo intuicyjny interfejs |
Zobacz profil |
4. Intralinks |
Działa płynnie z przepastnymi ilościami informcji |
Zobacz profil |
5. Drooms |
Typowy, praktyczny i funkcjonalny pokój danych |
Zobacz profil |
6. OneHub |
Skupia się na dostarczaniu bezpiecznego środowiska do wymiany informacji |
Zobacz profil |
7. CapLinked |
Rozbudowane śledzenie aktywności użytkowników i bezpieczeństwo danych |
Zobacz profil |
8. BOX |
Pełna customizacja, łatwa instalacja, ograniczenie dostępu i możliwość szczegółowego raportowania |
Zobacz profil |