2023 Ceny wirtualnych pokojów danych: Ile kosztuje zabezpieczenie danych?

Ankieta Ernst & Young’s CEO outlook survey wykazała, że systemy IT są jednym z pięciu kluczowych czynników wpływających na koszty M&A w 2023 roku. Firmy znacznie obniżają koszty transakcji, korzystając z wirtualnych pokojów danych, jeśli wybiorą korzystny model cenowy wirtualnego pokoju danych.

Datarooms.org zbadał informacje o cenach 116 dostawców wirtualnych pokojów danych i podzielił się wynikami w tym artykule. Tym razem dowiesz się o sześciu modelach cenowych pokojów danych z przedziałami cenowymi i średnimi. Czytaj dalej, aby odkryć porównanie cen 15 najlepszych dostawców pokojów danych i siedem czynników wpływających na ceny VDR. Wreszcie, sprawdź pięć różnych podejść do wyboru cen VDR i uzyskaj listę kontrolną 16 pytań samooceny wyboru VDR.

Modele cenowe pokojów danych

Dostawcy wirtualnych pokojów danych stosują kilka struktur cenowych i znacznie różnią się w rozliczeniach za swoje rozwiązania wirtualnych pokojów danych. Przeanalizowaliśmy strukturę cenową 116 dostawców wirtualnych pokojów danych, z których 72 podało publicznie szczegóły cenowe.

Ci dostawcy VDR pobierają opłaty za użytkownika, za stronę, za funkcję, w oparciu o pojemność przechowywania dokumentów lub oferują plany mieszane, łączące niektóre z tych funkcji. Wielu dostawców oferuje również stałe subskrypcje.

Aby podjąć świadomą decyzję, najlepiej znać dostępne opcje. Oto szczegółowe opisy modeli cenowych ze średnimi liczbami na podstawie 72 dostawców pokojów danych.

Plany stałe (stała opłata miesięczna)

Stałe subskrypcje obejmują zryczałtowane plany cenowe z określonymi z góry usługami i produktami. Jest to obecnie najpopularniejsze podejście do rozliczeń w świecie wirtualnych pokojów danych, oferowane przez 29 z 72 dostawców VDR. Dostawcy tych pokojów danych pobierają opłaty w wysokości od 10 do 1295 USD miesięcznie lub średnio 241,87 USD miesięcznie.

Warto zauważyć, że te przedziały cenowe opierają się na płatnościach miesięcznych, podczas gdy wielu dostawców VDR oferuje zniżki na subskrypcje w ramach planów rocznych.

Dostawcy VDR mogą łączyć i dopasowywać różne funkcje, takie jak 10 GB pamięci masowej + jeden projekt + nieograniczona liczba użytkowników, oraz limity z konkurencyjnymi cenami, aby zaspokoić potrzeby przeciętnej firmy.

Wielu dostawców VDR oferuje również negocjowalne plany niestandardowe dla większych firm. Jeśli prowadzisz działalność na skalę korporacyjną i pracujesz nad wieloma rozległymi projektami, z pewnością skorzystasz z opcji z nieograniczoną przestrzenią dyskową i pokojami danych.

Najprawdopodobniej sprzedawca pokoju transakcji dorzuci również dodatkowe korzyści w postaci spersonalizowanego wsparcia, bardziej zaawansowanego systemu ról do kontroli dostępu i tak dalej.

Najlepsze dla firm:Wszystkie rodzaje firm, ponieważ wielopoziomowe stałe plany są odpowiednie dla firm każdej wielkości.

Na użytkownika

Model cenowy per-user obejmuje cykliczną opłatę miesięczną opartą na liczbie użytkowników pokoju danych. Płacenie za liczbę użytkowników VDR jest jedną z najstarszych i najprostszych dostępnych opcji. Ogólnie rzecz biorąc,  24 z 72 dostawców pokojów danych pobiera opłaty za użytkownika.21 dostawców oferuje od 2,5 do 120 USD za użytkownika miesięcznie, ze średnią w wysokości 31,72 USD za jednego użytkownika. Pozostali trzej dostawcy zapewniają miesięczne subskrypcje oparte na określonej liczbie użytkowników, od 500 do 1000 USD miesięcznie.

Jeśli transakcje biznesowe obejmują intensywną wymianę danych i wiesz, ilu użytkowników się spodziewasz, ten model cenowy może najlepiej pasować do Twojej firmy.

Najlepsze dla biznesu:Małe firmy (poniżej 100 pracowników) i startupy wykorzystujące duże ilości danych.

Za stronę;

Model cen za stronę obejmuje miesięczną subskrypcję opartą na liczbie stron dokumentów przetwarzanych za pośrednictwem pokoju danych. Ten model cenowy nie wydaje się być popularny, ponieważ tylko pięciu z 72 dostawców oferuje ten model cenowy. Cena waha się od 0,1 do 0,75 USD za stronę, przy średniej wynoszącej 0,48 USD za stronę lub 4 800 USD za 10 000 stron (~ 1 GB)..

Ceny za stronę zazwyczaj obejmują opcję zakupu dodatkowej pojemności za dodatkową opłatą. Ponadto firmy VDR mogą różnie liczyć strony w zależności od typu dokumentu, zwłaszcza plików innych niż PDF. W rezultacie ten model cenowy wydaje się bardzo kosztowny i nieprzewidywalny w dłuższej perspektywie.

Najlepszy dla firm: Firmy z niewielkim przepływem dokumentów w krótkich transakcjach, zwykle poniżej 1 GB miesięcznie. W przeciwnym razie znacznie przepłacisz w porównaniu do innych modeli cenowych.

Pojemność przechowywania dokumentów

Model wyceny pojemności pamięci masowej obejmuje cykliczną subskrypcję opartą na GB wykorzystywanych w pokoju danych. Jest to rzadkie podejście, reprezentowane przez DealVDR firmy Finsight. Opłata wynosi 416 USD za GB przestrzeni dyskowej, z nieograniczoną liczbą administratorów i użytkowników.

Model cenowy za GB może być najlepszą opcją, jeśli transakcje online nie generują dużych ilości danych, takich jak nagrania audio lub wideo i inne duże pliki. W przeciwnym razie będziesz musiał stale aktualizować pamięć masową, co może wiązać się ze znacznymi dodatkowymi kosztami.

Najlepszy dla biznesu: Firmy wymieniające głównie małe pliki tekstowe.

Za funkcję

Model cenowy za funkcję obejmuje cykliczną subskrypcję opartą na starannie dobranych produktach i usługach dostosowanych do konkretnych potrzeb. Tylko dwóch z 72 dostawców VDR stosuje to podejście, oferując 92,25 USD i 184,5 USD miesięcznie jako ceny początkowe. Ze względu na skalowanie pokoju danych, w dłuższej perspektywie można zapłacić znacznie więcej.

Najlepsze dla biznesu: Firmy pracujące z krótkimi transakcjami w ramach z góry określonych wymagań.

Mieszane plany

Plany mieszane to cykliczne subskrypcje, które łączą cechy planów stałych i innych modeli cenowych. Tacy dostawcy VDR pobierają średnio 337,3 USD miesięcznie. Niektórzy dostawcy VDR mogą oferować niskopoziomowe plany na użytkownika i na funkcje oraz najwyższej klasy stałe subskrypcje. Ogólnie rzecz biorąc, 11 z 72 dostawców VDR stosuje to podejście.

Najlepsze dla firm: Małe i średnie firmy z transakcjami na żądanie i różnymi wymaganiami.

Czynniki wpływające na koszt wirtualnego pokoju danych w 2023 r.

Porównanie poniższych opcji wirtualnego pokoju danych pomaga zrozumieć koszt wirtualnego pokoju danych i jego stosunek jakości do ceny. W ten sposób można zyskać pewność dobrej inwestycji, która korzystnie wpływa na produktywność i wydajność zespołu.

Bezpieczeństwo

Ochrona wrażliwych danych jest podstawą rozwiązania wirtualnego pokoju danych i jego głównym celem. Dlatego też jest to najważniejsze kryterium dla potencjalnych użytkowników. A oto, czego należy szukać na liście funkcji bezpieczeństwa:

• Szyfrowanie 256-bitowe
• Zaawansowana procedura uwierzytelniania dwuskładnikowego
• Dynamiczny znak wodny
• Opcje odzyskiwania danych
• Zgodność z międzynarodowymi certyfikatami bezpieczeństwa
• Bezpieczne przechowywanie poufnych informacji

Narzędzia do zarządzania dokumentami

Oprócz bezpiecznego przechowywania i wymiany danych, powinieneś mieć wygodne narzędzia do zarządzania danymi, a mianowicie przesyłania, pobierania, strukturyzowania, przenoszenia, usuwania, edycji itp.

• Przesyłanie zbiorcze
• Przeciągnij i upuść
• Automatyczne indeksowanie
• Rozszerzone wyszukiwanie dokumentów
• Obsługa wielu formatów dokumentów
• Zdalne rozdrabnianie
• Kontrola wersji
• Wbudowany podpis elektroniczny

Zarządzanie projektami

Oprócz zapewniania bezpieczeństwa dokumentów i funkcji zarządzania poufnymi dokumentami, pokoje danych oferują również zarządzanie projektami w całym cyklu życia. W rezultacie zespoły uzyskują zintegrowane możliwości upraszczania i usprawniania przepływu pracy i komunikacji w zespole oraz zarządzania wieloma transakcjami jednocześnie..

Na przykład, zawsze mają dostęp do katalogów firm w pokoju danych, zadań przydzielonych uczestnikom, wszystkich wniosków od innych stron, wniosków o dane due diligence, wszystkich dokumentów cyfrowych zawartych na liście kontrolnej, integracji i kamieni milowych.

Ilość pamięci masowej

Niezbędne jest posiadanie wystarczającej ilości pamięci masowej w chmurze do intensywnej wymiany informacji podczas transakcji i integracji po fuzji. Jeśli chodzi o przestrzeń dyskową, dostosuj ją do swoich potrzeb biznesowych, ale ważne jest, aby mieć co najmniej 10 GB (lepiej 100-500 GB) dla długoterminowej współpracy.

Liczba użytkowników

Transakcje M&A angażują wielu uczestników, od menedżerów wyższego szczebla, członków zarządu, dyrektorów finansowych i dyrektorów generalnych, po prawników, bankierów inwestycyjnych i innych doradców;

Harvard Business Review odkrył, że firmy wydają ponad 40 miliardów dolarów rocznie na doradców, a to oznacza wiele licencji użytkowników w pokoju danych. Dlatego lepiej celować w plany oferujące nieograniczoną liczbę użytkowników i administratorów. 

Opcje brandingu

Według Entrepreneur, budowanie marki pracodawcy pomaga rekrutować nowych ludzi, zmniejszać koszty zatrudnienia i zwiększać zaangażowanie pracowników;

Te same zasady dotyczą brandingu cyfrowego, w tym wirtualnych pokojów danych. Dlatego lepiej jest, gdy pokój danych oferuje następujące opcje brandingu:

• Niestandardowe umowy o zachowaniu poufności i inne umowy
• Logo korporacyjne i motywy kolorystyczne
• Konfigurowalne wiadomości e-mail z zaproszeniami
• Konfigurowalne nagłówki i stopki

Zaawansowane funkcje 

Ten zestaw funkcji nie jest natywny dla wszystkich dostawców VDR, ale ma bardzo pozytywny wpływ na przepływ pracy i współpracę:

• Zarządzanie zadaniami. Zespół staje się bardziej zorganizowany dzięki możliwości przypisywania zadań i śledzenia ich postępów przez menedżera. Ponadto każdy członek zespołu jest świadomy zadań i terminów, znając swoje role i obowiązki w projekcie.
• Integracja ze Slack. Integracja ta sprawia, że przepływy pracy są bardziej oparte na pracy zespołowej, co skutkuje udostępnianiem dokumentów i optymalizacją przesyłania wiadomości. Jeśli jednak samo oprogramowanie wirtualnego pokoju danych zawiera wiele funkcji dla tych procesów, integracja Slack nic nie zmienia.
• Wbudowana przeglądarka Excel. Przeglądarka Excel umożliwia dostęp i przeglądanie arkuszy kalkulacyjnych bezpośrednio na platformie wirtualnego pokoju danych bez żadnych wtyczek.
• Głęboka analityka. Szczegółowe informacje na temat czasu trwania sesji, liczby pobrań, wyświetleń lub wydruków poufnych dokumentów oraz liczby użytkowników, którzy otworzyli określony plik, są źródłem cennych informacji w kontaktach z inwestorami, potencjalnymi nabywcami itp.
• Smart search. Unikalny mechanizm pozwala na przeszukiwanie całej zawartości, a przed otwarciem dokumentu pokazuje jego fragment.

Jak wybrać najkorzystniejszą metodę wyceny pokoju danych?

Możesz postępować zgodnie z tymi wskazówkami, zadając pytania samooceny, aby wybrać najbardziej opłacalne podejście do wyceny pokoju danych.

Określ swoje potrzeby

W pierwszej kolejności należy określić swoje wymagania, w tym rodzaj transakcji, czas korzystania z pokoju danych, liczbę użytkowników itp. Pomoże to dobrać idealny pokój danych do swoich potrzeb. Sprawdź następujące pytania:

1. Do czego będę używać pokoju danych?
   Przykład: M&A, przechowywanie dokumentów, codzienna współpraca.
2. Ilu użytkowników będę do tego potrzebować?
   Przykład: 20, 30, 50 użytkowników lub cała firma.
3. Jakie typy dokumentów będę przechowywać w pokoju danych?
   Przykład: Filmy, pliki PDF, obrazy i pliki tekstowe.
4. Ile miejsca potrzebuję na te dokumenty?
   Przykład: 1 GB to 30 minut wideo HD, 600 obrazów HD i 10 000 dokumentów.
5. Jakie funkcje VDR są do tego potrzebne?
   Przykład: Szybkie przesyłanie, 256-bitowe szyfrowanie, szczegółowe uprawnienia itp.

Określenie budżetu na pokój danych

Łatwiej będzie wybrać najlepszy model wyceny pokoju danych dla swoich potrzeb, jeśli oszacujesz budżet na swój projekt. Sprawdź następujące kwestie:

6. Ile mogę wydać na pokój danych, biorąc pod uwagę moje potrzeby i czas trwania projektu?
   Przykład: 2500 USD za trzy miesiące, 15 000 USD rocznie.
7. Jaką kwotę mogę przeznaczyć na koszty skalowalnego pokoju danych?
   Przykład: 5000 USD dodatkowych kosztów rocznie.
8. Jak mój tradycyjny budżet projektu ma się do budżetu pokoju danych?
   Przykład: 50 000 USD vs 20 000 USD.

Porównanie dostawców wirtualnych pokojów danych

Po ustaleniu wymagań dotyczących pokoju danych i budżetu można sprawdzić, czy polityka cenowa dostawców pokoju danych jest z nimi zgodna. Sprawdź następujące pytania samooceny:

9. Jaki model cenowy oferuje dostawca VDR?
10. Czy ten dostawca VDR spełnia wymagania mojego projektu?
11. Czy ten dostawca VDR spełnia moje wymagania dotyczące bezpieczeństwa?
12. Czy dostawca oferuje nieograniczoną liczbę użytkowników, administratorów i przestrzeni dyskowej?
13. Jak kosztowne są opcje skalowalności pokoju danych u tego dostawcy VDR?
14. Czy dostawca oferuje bezpłatny okres próbny?
15. Czy dostawca oferuje niestandardowe plany oparte na potrzebach i wymaganiach klienta?
16. Czy istnieją prawdziwe recenzje tego dostawcy pokoju danych?

Negocjacje z dostawcami pokojów danych

Możliwe jest negocjowanie konkretnych warunków płatności i funkcji w ramach planów cenowych VDR. Na przykład, niektórzy dostawcy pokojów danych nie pobierają żadnych opłat do momentu uruchomienia projektu. Możesz poinformować o swoich potrzebach i uzgodnić niższe stawki niż oficjalnie podane.

Wyszukiwanie promocji i rabatów

Możesz sprawdzić zniżki i promocje. Wielu dostawców pokojów danych oferuje do 45% rocznych rabatów, rabaty powitalne i oferty specjalne na usługi pakietowe. Można również śledzić strony internetowe dostawców pokojów danych w ramach programów poleceń oferujących obniżki cen dla powiązanych klientów.

Wybór najlepszego podejścia do ustalania cen

Teraz obliczmy koszt projektu pokoju danych z następującymi parametrami w oparciu o średnie ceny dostawców VDR w naszym badaniu:

• 30 użytkowników
• 10 GB bezpiecznego miejsca na pliki
• Czas trwania 6 miesięcy

Reputacja dostawcy VDR

Nowocześnie wyglądająca strona internetowa, bogate funkcje, konkurencyjne ceny i obietnica bezbłędnego działania i nieprzerwanego wsparcia – czego więcej można chcieć? Chociaż może to być wymarzony dostawca VDR, najlepiej jest dwukrotnie sprawdzić go w bezstronnych źródłach;

Aby wyrobić sobie bezstronną opinię na temat danego dostawcy, zalecamy przeczytanie recenzji i opinii klientów w zaufanych źródłach, takich jak G2, Capterra, lub SoftwareAdvice. Zachęcamy również do zapoznania się z naszą szczegółową oceną najlepszych dostawców wirtualnych pokojów danych.

Czy warto zainwestować w wirtualny pokój danych?

Inwestycja w rozwiązanie wirtualnego pokoju danych przynosi korzyści wszystkim procesom biznesowym, ponieważ dostawcy VDR zapewniają:

• Najwyższy poziom bezpieczeństwa. Współcześni dostawcy VDR zapewniają ochronę 24/7, regularne aktualizacje systemu i dobrze skoordynowaną pracę programów antywirusowych w celu zapobiegania wszelkim zagrożeniom. Zgodność z międzynarodowymi standardami gwarantuje kompleksowe podejście dostawcy VDR do aspektów bezpieczeństwa;
• Wygodne udostępnianie plików i zarządzanie dokumentami. Wirtualne pokoje danych obejmują najnowocześniejsze narzędzia, które usprawniają proces due diligence, M&A, pozyskiwanie funduszy, IPO i inne transakcje korporacyjne. Przepływy pracy M&A, narzędzia do przesyłania wiadomości, przesyłanie metodą “przeciągnij i upuść”, redagowanie i raporty zaangażowania pomagają partnerom, bankierom inwestycyjnym i potencjalnym nabywcom przyspieszyć transakcje.
• Pełna kontrola nad danymi i użytkownikami. Wirtualne pokoje danych oferują najnowocześniejsze funkcje szczegółowych uprawnień i śledzenia plików. Administratorzy mogą konfigurować funkcje przeglądania, edycji, drukowania, udostępniania plików itp.
• Wsparcie ekspertów. Najlepsi dostawcy wirtualnych pokojów danych zatrudniają zespół profesjonalistów, którzy zapewniają całodobowe wsparcie techniczne i pomoc przy wdrażaniu.

Kluczowe wnioski

Badanie przeprowadzone przez Datarooms.org na 116 dostawcach pokojów danych wykazało, że istnieje sześć modeli cenowych, w tym plany stałe, za użytkownika, za stronę, za funkcję, za GB i mieszane.

Głównymi czynnikami wpływającymi na cenę pokoju danych są bezpieczeństwo, funkcje pokoju danych, pojemność pamięci masowej, liczba użytkowników i opcje brandingu;

Kluczowe jest znalezienie najlepszego podejścia cenowego, ponieważ pozwala to zaoszczędzić koszty IT transakcji i usprawnić przepływ pracy dzięki najkorzystniejszemu pokojowi danych;

Wybierając plan cenowy pokoju danych, określ swoje potrzeby i budżet, skorzystaj z porównania kosztów wirtualnego pokoju danych i negocjuj rabaty. Nie lekceważ wartości prawdziwych recenzji wirtualnych pokojów danych, nie spiesz się i pamiętaj: bezpłatna wersja próbna jest warta tysiąca słów.

FAQ