Ceny wirtualnych pokoi danych: co musisz wiedzieć

Dzisiejsze wirtualne data roomy pod każdym względem przewyższają swoich fizycznych poprzedników. Są tak samo bezpieczne, niezawodne i opłacalne, ale oferują większą elastyczność, wygodę zdalnego dostępu i ceny dla każdego budżetu. Niestety, przy wyborze dostawcy VDR dla Twojej firmy, szukasz równowagi między funkcjami i ceną, i łatwo jest być oślepiony przez ten ostatni.

Aby uchronić Cię przed wyrzutami sumienia, zobaczmy za co dokładnie płacisz w rozwiązaniu jakim jest wirtualny data room i jak wybrać odpowiedni plan z przewidywalnym kosztem.

Strategie cenowe data roomów

Sprzedawcy VDR używają kilku struktur cenowych i różnią się znacznie przy wystawianiu rachunków za swoje rozwiązania wirtualnego data roomu. Aby podjąć świadomą decyzję, najlepiej jest znać swoje opcje.

Na użytkownika

Jeśli chodzi o wycenę wirtualnego data roomu, płacenie za liczbę użytkowników VDR jest jedną z najstarszych i najprostszych dostępnych opcji. Jeśli Twoje transakcje biznesowe wiążą się z intensywną wymianą danych i wiesz, ilu użytkowników jest oczekiwanych, może to najlepiej odpowiadać Twojej firmie.

Za stronę

Wielu dostawców rozlicza się według liczby stron dokumentów przetwarzanych za pośrednictwem data roomu. Jest to świetny wybór dla firm o małym lub średnim przepływie dokumentów. Cena za stronę obejmuje zazwyczaj określoną liczbę stron, z możliwością dokupienia dodatkowej pojemności za dodatkową opłatą.

Pojemność przechowywania dokumentów

Jeśli Twoje transakcje online nie generują dużych ilości danych, takich jak nagrania audio lub wideo i inne duże pliki, może to być najlepsza opcja. W przeciwnym razie będziesz musiał stale uaktualniać miejsce przechowywania danych, co może pociągnąć za sobą znaczne dodatkowe koszty.

Plany miesięczne lub roczne

Jest to najbardziej popularne podejście rozliczeniowe w świecie wirtualnego data roomu dzisiaj. Sprzedawcy VDR mogą mieszać i dopasowywać różne funkcje i limity z konkurencyjnymi cenami, aby dopasować się do potrzeb przeciętnej firmy. Na przykład, podstawowy plan może pozwolić na jeden projekt tylko i mają 10GB cap, ale nie mają ograniczeń co do liczby użytkowników gościnnych.

Wielu dostawców usług data room oferuje również negocjowalne plany niestandardowe dla większych firm. Jeśli jesteś firmą na skalę przedsiębiorstwa z wieloma obszernymi projektami w pracach, na pewno skorzystasz z opcji z nieograniczoną pamięcią masową i pokojami danych. Najprawdopodobniej, sprzedawca pokoju danych będzie również rzucić w niektórych dodatkowych korzyści w postaci spersonalizowanego wsparcia, bardziej wyrafinowany system ról dla kontroli dostępu, i tak dalej.

Funkcje wsparcia dla data roomów i ceny

Nawiasem mówiąc, zasięg wsparcia jest tak samo ważny jak liczba gigabajtów i użytkowników, których dostajesz.

Powiedzmy, że Twój zespół jest o kilka minut od zamknięcia transakcji, gdy funkcja udostępniania plików w Twoim wirtualnym data roomie nagle przestaje działać, a druga strona nie może otrzymać poprawionej umowy. Twoi klienci znajdują się w innej strefie czasowej, ich dzień pracy zbliża się do końca, a fuzja musi wejść w życie jutro rano. Do kogo masz zamiar zadzwonić?

Oprogramowanie lub sprzęt mogą działać nieprawidłowo i właśnie wtedy opłaca się posiadanie wielojęzycznej pomocy technicznej 24/7 dla oprogramowania wirtualnego data roomu. Większość dostawców data roomów oferuje opcje premium w swoich droższych pakietach. Dodatkowe funkcje mogą naprawdę się przydać i zazwyczaj obejmują:

• Całodobowe wsparcie w wielu językach
• Czat na żywo i kontakt telefoniczny oprócz domyślnej opcji e-mail
• Szybka odpowiedź – 15 minut i poniżej
• Dedykowany menedżer/ekspert
• Onboarding wliczony w opłatę za plan

Jakość wsparcia jest kluczowym czynnikiem, który może wpływać na ceny wirtualnego data roomu. Prawda jest taka, że wzrost kosztów jest znikomy w porównaniu z ryzykiem znalezienia się jeden na jeden z nieoczekiwanymi problemami technicznymi.

Istnieje jednak kilka innych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze rozwiązania VDR, które będzie odpowiadać Twoim potrzebom. Rzućmy okiem na to.

Dodatkowe funkcje VDR

Oprócz poznania standardowych funkcji wirtualnego pokoju danych zawartych w planie, miej oko na dodatkowe wartości, które sprzedawcy oferują, aby wyprzedzić konkurencję. Сertain dodatkowe funkcje mogą być właśnie dla Twojej firmy i przechylić szalę na korzyść dostawcy, który podjął wysiłek, aby włączyć go.

Oto kilka przykładów dodatkowych funkcji, które mogą sprawić, że wirtualny pokój danych wyróżnia się z tłumu:

• Opcje brandingowe. Jeśli twoi klienci widzieli nazwę firmy i logo za każdym razem, gdy wchodzili do twojego wspólnego pokoju danych, pozostawiłoby to trwałe wrażenie. Wielu dużych graczy, takich jak iDeals czy ShareVault, oferuje to w swoich planach najwyższej klasy.
• Zaawansowane funkcje zapewniające dostępność. Może to obejmować chmurę na żądanie lub wewnętrzne rozwiązanie hostingowe z gwarancją 99,5% czasu sprawności, dodatkowe centra danych oraz zgodność z szeregiem standardów, takich jak ISO 27001, GDPR, HIPAA i inne.
• Zwiększone bezpieczeństwo. Dostosowywanie uprawnień i ról użytkowników, dwuskładnikowa autoryzacja i akceptowanie połączeń ze wstępnie ustawionych adresów IP – te dodatkowe środki bezpieczeństwa są oferowane przez większość droższych dostawców.

W przypadku wielu dostawców usług data room, możesz wybrać opcję płacenia za określone dodatkowe funkcje. Należy jednak ustalić ich priorytet w zależności od potrzeb.

Czynniki decydujące o kosztach wirtualnego data roomu

Porównanie poniższych opcji wirtualnego data roomu pomaga zrozumieć stosunek jakości rozwiązania do ceny. W ten sposób można zyskać pewność dobrej inwestycji, która przynosi korzyści dla produktywności i wydajności zespołu.

Bezpieczeństwo

Ochrona wrażliwych danych stanowi trzon rozwiązania wirtualnego data roomu i jego główny cel. Dlatego jest to najważniejsze kryterium, które potencjalni użytkownicy muszą porównać. A oto, czego należy szukać na liście funkcji bezpieczeństwa:

• 256-bitowe szyfrowanie
• zaawansowana procedura uwierzytelniania dwuskładnikowego
• dynamiczne znakowanie wodne
• opcje odzyskiwania danych
• zgodność z międzynarodowymi certyfikatami bezpieczeństwa
• bezpieczne przechowywanie poufnych dokumentów

Narzędzia do zarządzania dokumentami

Oprócz bezpiecznego przechowywania i wymiany danych, powinieneś mieć wygodne narzędzia do zarządzania danymi, czyli wysyłania, pobierania, strukturyzowania, przenoszenia, usuwania, edytowania itp.

• masowe wysyłanie
• przeciąganie i upuszczanie
• automatyczne indeksowanie
• rozszerzone wyszukiwanie dokumentów
• wsparcie dla wielu formatów dokumentów
• zdalne niszczenie
• kontrola wersji

Zarządzanie projektem

Oprócz zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów i funkcji zarządzania dokumentami wrażliwymi, data roomy oferują również zarządzanie projektami w całym cyklu życia. W rezultacie zespoły otrzymują zintegrowane funkcje upraszczające i usprawniające przepływy pracy i komunikację w ramach zespołu i poza nim.

Na przykład zawsze mają dostęp do katalogów firm w data roomie, zadań przydzielonych uczestnikom, wszystkich żądań od innych stron, żądań danych due diligence, wszystkich dokumentów cyfrowych zawartych w liście kontrolnej, integracji i kamieni milowych.

Funkcje dodatkowe

Ten zestaw funkcji nie jest dostępny u wszystkich dostawców VDR, ale ma bardzo pozytywny wpływ na przepływ pracy i współpracę poprzez:

• Zarządzanie zadaniami. Zespół staje się bardziej zorganizowany dzięki możliwości przydzielania zadań i śledzenia ich postępów przez menedżera. Ponadto każdy członek zespołu jest świadomy zadań i terminów, znając swoje role i obowiązki w projekcie.
• Integracja Slack. Ta integracja sprawia, że przepływy pracy są bardziej oparte na zespole, co powoduje udostępnianie dokumentów i optymalizację wiadomości. Jeśli jednak samo oprogramowanie wirtualnego pokoju danych zawiera wiele funkcji dla tych procesów, integracja Slack nic nie zmienia.
• Wbudowana przeglądarka Excela. Dzięki przeglądarce Excela uzyskujesz dostęp i przeglądasz arkusze kalkulacyjne bezpośrednio na platformie wirtualnego pokoju danych bez żadnych wtyczek.
• Głęboka analityka. Szczegółowe informacje o czasie trwania sesji, ile razy Twoje poufne dokumenty zostały pobrane, obejrzane lub wydrukowane, a także liczba użytkowników, którzy otworzyli konkretny plik, są źródłem cennych spostrzeżeń w kontaktach z inwestorami, potencjalnymi nabywcami itp.
• Inteligentne wyszukiwanie. Unikalny mechanizm pozwala na przeszukiwanie całej zawartości, a przed otwarciem dokumentu pokazuje jego fragment.

Reputacja dostawcy VDR

Nowocześnie wyglądająca strona internetowa, bogate funkcje, konkurencyjne ceny oraz obietnica bezbłędnego działania i wsparcia non stop – czego więcej można chcieć? Chociaż może to być dostawca VDR swoich marzeń, to najlepiej jest dwukrotnie sprawdzić z bezstronnych źródeł.

Aby wyrobić sobie bezstronną opinię o dostawcy, zalecamy przeczytanie recenzji i opinii klientów na zaufanych stronach takich jak G2, Capterra, lub Software Advice. Zapraszamy również do zapoznania się z naszym szczegółowym rankingiem najlepszych dostawców wirtualnych pokoi danych.

Czy warto zainwestować w wirtualny data room?

Niezależnie od branży, priorytetem lidera jest ultra niezawodna ochrona danych i pełna kontrola nad procesami. A wirtualne data roomy, w przeciwieństwie do innych programów, zostały do tego stworzone. Zatem inwestycja w ten produkt jest korzystna dla wszystkich procesów biznesowych, ponieważ dostawcy VDR dają:

Bezpieczeństwo na najwyższym poziomie

Wielu ekspertów słusznie uważa, że przechowywanie poufnych informacji na serwerach organizacji lub w konwencjonalnych usługach udostępniania plików, takich jak Google Drive, nie może być porównywane z wirtualnymi pokojami danych. W końcu nowocześni dostawcy VDR zapewniają ochronę 24/7, regularne aktualizacje systemu i dobrze skoordynowaną pracę programów antywirusowych, aby zapobiec wszelkim zagrożeniom.

Wreszcie, co najważniejsze, zgodność platformy z międzynarodowymi standardami gwarantuje kompleksowe podejście dostawcy VDR do aspektów bezpieczeństwa.

Wygodne i bezpieczne zarządzanie dokumentami

Wirtualne pokoje danych zawierają najnowocześniejsze narzędzia, które sprawiają, że proces due diligence, M&A, fundraising, IPO i inne transakcje korporacyjne są płynne. Wiadomo, że operacje te wiążą się z dużymi ilościami wrażliwych dokumentów, a VDR-y zapewniają funkcje pozwalające na ich skuteczne zarządzanie i ochronę. W rezultacie partnerzy, bankierzy inwestycyjni i potencjalni nabywcy są bardziej skłonni do współpracy, co również jest wielką zaletą.

Pełna kontrola nad danymi i użytkownikami

W przeciwieństwie do innych rozwiązań, wirtualne pokoje danych oferują najnowocześniejsze funkcje granularnych uprawnień i śledzenia plików. Tak więc, na przykład, dla każdego uczestnika, użytkownik administracyjny konfiguruje funkcje przeglądania, edycji, drukowania, udostępniania plików itp., a następnie może łatwo śledzić działania użytkowników w czasie rzeczywistym. Ponadto, jeśli administrator zauważy podejrzaną aktywność na platformie, wówczas przyczynę można wyśledzić za pomocą kilku kliknięć.

Wsparcie ekspertów

Najlepsi dostawcy wirtualnego pokoju danych mają zespół profesjonalistów na personel, aby pomóc klientom 24/7. Dzięki temu Ty i Twoi pracownicy mogą otrzymać szkolenie operacyjne oraz pomoc w instalacji oprogramowania, wgrywaniu dokumentów, strukturyzacji i rozwiązywaniu problemów technicznych w przyszłości. Jak widać, współpraca z dostawcą po zainstalowaniu data roomów jest kontynuowana w postaci ogromnego wsparcia w całym procesie pracy i zawierania transakcji.

Końcowe przemyślenia

Struktura cenowa wirtualnego data roomu, choć na pierwszy rzut oka myląca, staje się całkiem przejrzysta, jeśli podzielimy ją na mniejsze, znaczące elementy. Porównanie różnych planów sprowadza się do poznania kluczowych funkcji, których potrzebuje Twoja firma i znalezienia pakietu, który pasuje do Twojego budżetu.

Nie lekceważ wartości recenzji data roomów, poświęć swój czas i pamiętaj: darmowa próba jest warta tysiąca słów.