Wirtualne data roomy dla due diligence: korzyści i kryteria

Due diligence to proces wymagany w celu sprawdzenia wszystkich ważnych faktów i informacji finansowych, a także wszystkich danych wymienionych w trakcie transakcji M&A lub procesu inwestycyjnego. Przed zamknięciem transakcji, due diligence jest przeprowadzane w celu zapewnienia, że kupujący wie dokładnie, co kupuje.

Celem due diligence jest wyposażenie kupującego we wszystkie informacje potrzebne do podjęcia właściwej decyzji. Jeśli zespół due diligence znajdzie jakieś problemy, będzie musiał zdecydować, czy zrezygnować z transakcji, czy też ją zmodyfikować. Jeśli jednak wszystko wygląda w porządku, kupujący i sprzedający mogą przystąpić do transakcji.

W transakcjach M&A, due diligence pozwala kupującemu sprawdzić i zweryfikować istotne informacje o firmie, którą chce nabyć. Aby pomóc w tym zadaniu, firmy potrzebują odpowiedniego wirtualnego pokoju danych, a w tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o wirtualnych pokojach danych dla due diligence.

Czym jest data room do badania due diligence?

Pokój danych due diligence to bezpieczna przestrzeń do przechowywania w chmurze, w której wiele stron umów fuzji i przejęć może dzielić się niezbędnymi dokumentami i wrażliwymi danymi. Może pomóc w przechowywaniu i wymianie kluczowych dokumentów handlowych, prawnych i finansowych, które można pokazać potencjalnym inwestorom do przeglądu i analizy przed rozpoczęciem współpracy.

Po uzyskaniu zgody sprzedającego i podpisaniu NDA, inwestorzy i potencjalni nabywcy mogą po prostu uzyskać dostęp do pokoi danych due diligence. W porównaniu ze standardowym pokojem danych, innowacyjny i nowoczesny wybór jest elastyczny, ekonomiczny i pomocny.

Administrator może przyznać dostęp do istotnych dokumentów kilku upoważnionym użytkownikom, a stopień dostępu każdego z nich jest kontrolowany przez administratora. Dane w wirtualnym pokoju danych mogą być przesyłane i pobierane przez administratora.

Dlaczego warto wykorzystać wirtualny data room do due diligence?

Proces due diligence angażuje wiele osób pracujących na niezliczonej ilości poufnych dokumentów i wrażliwych danych od momentu rozpoczęcia transakcji biznesowych do ich integracji po połączeniu. Bez odpowiednich środków ostrożności, ta faza fuzji i przejęć może poważnie zagrozić bezpieczeństwu danych.

W tym miejscu z pomocą przychodzi oprogramowanie wirtualnego pokoju danych. Zapewnia ono bezpieczne środowisko dla wielu stron do przechowywania i dystrybucji wymaganych dokumentów i informacji.

Zapewniając wysoki poziom ochrony danych, starannie przygotowany wirtualny pokój danych ułatwia płynną komunikację i bezpieczną wymianę dokumentów między stronami po stronie sprzedającego i kupującego. Właściwe osoby uzyskują łatwy dostęp do istotnych danych i mogą dzielić się raportami i postępami bez obaw o naruszenie danych.

Rozwiązanie chmurowe w postaci wirtualnego pokoju danych pomaga zapewnić, że badanie due diligence zostanie przeprowadzone dokładnie i szybko. Oprócz powodów wymienionych powyżej, profesjonaliści używają wirtualnych pokoi danych, aby:

Chronić swoje dane i własność intelektualną

Wirtualny pokój transakcji stawia Cię pod kontrolą swoich danych przez cały czas. Dzięki wykorzystaniu ról użytkowników opartych na uprawnieniach, możesz konkretnie zarządzać dostępem użytkowników i tym, kto może przeglądać dane, które przesyłasz. Dla zwiększenia bezpieczeństwa, możesz szybko oznaczyć wszystkie dokumenty znakiem wodnym z oznaczeniem czasu, nazwiskiem i adresem e-mail.

Wszyscy użytkownicy muszą podpisać umowę o zachowaniu poufności przed wejściem do pokoju transakcyjnego, więc możesz spać spokojnie wiedząc, że Twoje poufne informacje są bezpieczne.

Zmaksymalizuj sukces transakcji

Deal room ułatwia również budowanie atmosfery przypominającej aukcję, która napędza transakcje, zapewniając wgląd w aktywność w data roomie poprzez raportowanie ścieżki audytu i umożliwiając lepszy obraz tego, kto jest rzeczywiście zainteresowany transakcją na podstawie ich zachowań na platformie. To jest naprawdę korzystne dla sprzedawców.

Przyspieszenie całego procesu

Due diligence i zawieranie transakcji może być czasochłonne, ale możliwości data roomu mogą pomóc w przyspieszeniu tego procesu. Po pierwsze, wirtualny pokój danych jest przyjazny dla użytkownika i nawet ci, którzy są całkowicie nowi w korzystaniu z niego, często nie wymagają szkolenia ani wyjaśnień; to oszczędza czas obu stron.

Nie dodając, od początku do końca, ustawienie wirtualnego pokoju transakcji zajmuje mniej niż 15 minut. Po tym czasie będziesz gotowy do rozpoczęcia pracy.

Oszczędzaj cenne zasoby firmy

Tradycyjny pokój danych może wiązać się z dużą ceną i ukrytymi kosztami, podczas gdy wirtualny pokój danych pozwala Ci dokładnie wiedzieć, w co się pakujesz. Musisz zapłacić tylko jedną stałą opłatę, która obejmuje nieograniczone przechowywanie i użytkowników według własnego uznania. Nie ma tu żadnych niespodzianek.

data room due diligence

Kryteria do rozważenia przy wyborze wirtualnego data roomu do badania due diligence

Nie wszystkie wirtualne pokoje danych są takie same. Należy zwrócić uwagę na cechy niezbędne do przeprowadzenia udanego procesu due diligence.

Bezpieczeństwo

Aby zapobiec naruszeniom danych, należy wybrać taki gabinet danych due diligence, który zapewnia zaawansowane bezpieczeństwo danych i cyfrowe zarządzanie prawami. Musi zapewniać ochronę dokumentów dzięki takim funkcjom, jak 256-bitowe szyfrowanie, zdalne niszczenie, automatyczne znakowanie wodne, tryb ograniczonego przeglądania, bezpieczne przeglądanie arkuszy kalkulacyjnych, szczegółowe zasady dostępu i ochrona antywirusowa.

Pełna kontrola dostępu jest koniecznością. Możliwość przydzielania dostępu na podstawie stanowiska i obowiązków ma kluczowe znaczenie. W przeciwnym razie poufne informacje mogą być odczytywane przez osoby, które nie mają z nimi żadnego związku. Nie zawsze tak jest i może to mieć niekorzystne skutki.

Data room powinien zapewnić użytkownikom unikalny profil uprawnień, który umożliwia dostęp tylko do określonych plików i folderów. Powinien również śledzić działania użytkowników i zapewniać dzienniki audytu.

Zgodność z zasadami bezpieczeństwa

Ale jak upewnić się, że dostawcy salonów danych diligence są tak bezpieczni, jak twierdzą? Pozwól, aby obecność międzynarodowego programu certyfikacji stron trzecich zrobiła to, co mówi. Wybierz wirtualny pokój danych, który posiada certyfikat ISO27001, SSAE 16, HIPAA i SOC2. Powinny one również spełniać międzynarodowe standardy, takie jak OWASP i Microsoft Secure Development Lifecycle.

Łatwość użytkowania

Ułatw użytkownikom o różnym wykształceniu zawodowym i wiedzy technologicznej korzystanie z data roomu w celu przeprowadzenia due diligence. Wirtualny data room powinien zapewniać intuicyjny interfejs, dzięki któremu każdy może z niego korzystać i łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych plików bez konieczności intensywnego szkolenia.

Pokój danych musi być dostępny ze wszystkich urządzeń. Nie powinien też wymagać wtyczek ani wymyślnego oprogramowania i musi być kompatybilny z systemami Windows, macOS, Android i iOS. Ponadto musi mieć responsywny interfejs użytkownika, który działa bezproblemowo na urządzeniach mobilnych.

Wsparcie wielojęzyczne

Twój zespół due diligence może obejmować osoby o różnych narodowościach. Upewnij się, że twój wirtualny pokój danych ma niezbędne funkcje wielojęzyczne, aby dostosować się do użytkowników z różnych środowisk etnicznych i geograficznych. Jest to szczególnie istotne w przypadku transgranicznych transakcji fuzji i przejęć, dlatego też data room dla M&A będzie niezbędny.

Zintegrowane pytania i odpowiedzi oraz czat

Proces due diligence obejmuje złożone transakcje, które mogą wywołać wiele pytań. Ułatw wymianę, wybierając wirtualny pokój danych, który zapewnia skuteczny sposób zamieszczania pytań i udzielania odpowiedzi. Pokój danych dla due diligence powinien również umożliwiać bezpieczne czaty dla bezproblemowej komunikacji.

Bezpłatne demo

Jednym z najlepszych sposobów, aby upewnić się, że korzystasz z najlepszego pokoju danych due diligence dla swoich potrzeb, jest korzystanie z niego. Możesz chcieć wypróbować platformę, zanim się na nią zdecydujesz, a darmowe demo pozwala właśnie to zrobić.

Wybierając idealnego dostawcę wirtualnego data roomu, możesz dokonać wyboru pomiędzy najlepszymi data roomami, które dokładnie wyselekcjonowaliśmy na podstawie różnych kryteriów.

Jak korzystać z data roomu due diligence?

Importowanie gotowego szablonu wniosku jest najprostszym sposobem na rozpoczęcie pracy z pokojem danych due diligence. W przypadku gotowego szablonu pomieszczenie danych i struktura folderów są automatycznie dostarczane i porządkowane.

Użytkownicy mogą rozpocząć wypełnianie wniosków poprzez przeciąganie i upuszczanie potrzebnych plików na platformę. Mogą również delegować obowiązki robocze, rozmawiać z innymi użytkownikami i zapraszać nowe osoby do pokoju.

Aby rozpocząć pracę z pokojem danych, wykonaj następujące kroki:

  1. Znajdź najbardziej odpowiedniego dostawcę data roomu due diligence. Znalezienie najlepszego dostawcy data roomu dla potrzeb projektu wśród dziesiątek dostawców data roomów jest najbardziej czasochłonnym aspektem zakładania data roomu due diligence. Struktury cenowe, funkcjonalność i kategorie przypadków użycia dostawców wirtualnych pokoi danych różnią się. Chociaż początkową reakcją każdego jest dokonanie wyboru w oparciu o cenę, powinien to być naprawdę ostatni aspekt do rozważenia. Zamiast tego skoncentruj się na unikalnej wartości, jaką każdy dostawca może wnieść do strategii zawierania transakcji w Twojej firmie.
  2. Wybierz odpowiedni plan. Najlepszą opcją jest wybór oprogramowania, które pobiera ustalony koszt za swoje usługi. Będziesz miał większą elastyczność w zarządzaniu plikami, angażowaniu innych osób i realizacji wszystkich faz projektu w ten sposób. Wybierz plan w oparciu o ilość danych, które chcesz zapisać w data roomie i wielkość transakcji. Im większa liczba osób i zaangażowanych danych, tym wyższy koszt.
  3. Rozpocznij bezpłatną próbę i uzyskaj listę kontrolną due diligence data room. Poproś o listę kontrolną data roomu diligence od dostawcy, abyś mógł zebrać wszystkie istotne informacje przed czasem i stworzyć logiczny układ data roomu. Będziesz dodawać, usuwać i zmieniać pliki w obrębie pokoju danych, jak postępuje transakcja. Jednak zazwyczaj dobrze jest zacząć od wstępnie zaprojektowanego przepływu dokumentów.
  4. Upewnij się, że automatyczna struktura folderów jest poprawna i łatwa do zrozumienia. Stwórz zarys swojego pokoju danych due diligence, korzystając z listy kontrolnej due diligence. Następnie, w zależności od specyfiki stylu Twojej firmy, dokonaj wymaganych zmian.
  5. Zacznij od załadowania dokumentów. Przekaż dane do oprogramowania data room, gdy wszystkie foldery i podfoldery będą gotowe. Zwróć szczególną uwagę na nazwy dokumentów i kolejność, w jakiej pojawiają się w każdym folderze.
  6. Dodaj użytkowników i przypisz im role zadań, terminy i priorytety. Ustaw zaawansowane uprawnienia dla każdej ze stron transakcji, aby kontrolować dostęp, a także wyślij zaproszenia dla wielu użytkowników do wirtualnego data roomu due diligence. Użyj funkcji podszywania się pod użytkownika, aby upewnić się, że każdy ma dostęp do potrzebnych informacji oraz aby dwukrotnie sprawdzić bezpieczeństwo poufnych dokumentów.

Korzyści z korzystania z wirtualnych data roomów do badania due diligence zamiast fizycznych data roomów

Wiele firm korzystających z data roomów do badania due diligence zauważa poprawę produktywności firmy, co przekłada się na lepsze wyniki transakcji. Niezawodny wirtualny data room oferuje następujące korzyści:

Bezpieczeństwo danych

Oprogramowanie data room musi spełniać surowe normy bezpieczeństwa i zgodności, w tym SOC 1, SOC 2 Type II, HIPAA/ITAR, ISO 27001 i inne. Wybierając wirtualny data room w ramach due diligence, warto sprawdzić wszystkie certyfikaty bezpieczeństwa na oficjalnej stronie dostawcy.

Porównując fizyczny data room do wirtualnego, zauważysz znaczącą różnicę w poziomie bezpieczeństwa. W internetowych pokojach danych niedopuszczalne są błędy ludzkie i mechaniczne. Ponadto rozwiązania internetowe pozwalają organizacji regulować, kto ma dostęp do wirtualnego data roomu due diligence i jego poufnych danych podczas procesu diligence.

Aby zapewnić całkowitą ochronę przekazywanych przez Ciebie kluczowych papierów, dostawcy wirtualnego data roomu stosują technologie o niezwykle wysokim poziomie bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie danych i śledzenie aktywności. Innym stronom trudno jest drukować, kopiować lub zmieniać określone dokumenty bez Twojej zgody.

Dostępność

Internetowy pokój danych due diligence to przyjazny dla użytkownika wybór, który ułatwia zarządzanie firmą. Nie musisz iść do biura, aby podpisać niektóre papiery lub zobaczyć informacje o transakcji.

Usługi wirtualnego data roomu są dostępne w każdej chwili 24/7. Pokój danych zawiera doskonałe narzędzia do zarządzania plikami, takie jak przesyłanie plików metodą “przeciągnij i upuść”, co przyspiesza proces przesyłania. Istnieją inne funkcje, które sprawiają, że zarządzanie dokumentami jest bardziej wydajne, w tym wbudowany czytnik plików, wyszukiwanie w dokumencie i indeksowanie.

Jedną z najważniejszych zalet wirtualnego data roomu jest jego obecność na niezawodnym i bezpiecznym serwerze, który zapewnia bezpieczny dostęp do Internetu przez 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu.

Proste zarządzanie dokumentami

Wraz z postępem technologicznym, rozwiązania programowe będą nieuchronnie stawały się coraz bardziej przyjazne dla użytkownika. Osoby korzystające z wirtualnego data roomu due diligence będą miały różny stopień doświadczenia w obsłudze komputera, dlatego tak ważne jest, aby procedura była jak najprostsza dla wszystkich.

Zasadniczo, im łatwiejsza jest obsługa dokumentów, tym szybciej nastąpi zakup. Wycięcie czasu z procesu due diligence pomaga w zamknięciu wszelkiego rodzaju transakcji.

Cena usługi

Niektórzy zakładają, że data roomy due diligence są dostępne tylko dla dużych organizacji. Z drugiej strony, klienci zapłacą za tę usługę mniej niż za fizyczne przechowywanie danych. W rezultacie, kolejną korzyścią z przyjęcia platformy jest koszt. Organizacja i dostawca debatują nad potrzebnym zestawem funkcji i ceną.

Uniwersalność

Oprócz wspomnianych cech, zdecydowana większość dostawców usług wirtualnych pokoi danych będzie również dawać pomocną aktywność rekordów i wiele innych funkcji, z których wszystkie dodadzą do łatwości użytkowników usług danych.

W wirtualnych pokojach danych, można śledzić wszystkich członków zespołu “logowania” i działań off. Możesz również obserwować, jak długo odwiedzający spędzali czas na przeglądaniu strony i które treści cieszyły się największym zainteresowaniem. Funkcje śledzenia można również wykorzystać do lepszej organizacji działań i monitorowania postępów projektu.

Pełna kontrola dokumentów i aktywności

Dla inwestorów ryzyko jest mniejsze. Stały dostęp do dokumentów jest nieuniknionym aspektem efektywnej współpracy. Istotne dane mogą być przeglądane przez inwestora w każdej chwili. W związku z tym jednym z podstawowych celów due diligence data room jest ograniczenie ryzyka i zapewnienie bezpiecznej współpracy opartej na wzajemnym zaufaniu i zrozumieniu.

Organizacje nadal korzystają z serwisów wymiany plików. Są one wykorzystywane zarówno przy jednorazowych transakcjach, jak i w sposób regularny. Poniższy materiał przedstawia krótki przegląd data roomów i wyjaśnia, dlaczego nowe oprogramowanie dominuje na rynku.

Przejrzysta i skuteczna komunikacja

Cyfrowe kanały komunikacyjne stanęły na wysokości zadania, podczas gdy dyskusje na żywo zeszły na dalszy plan. Choć inni twierdzą, że wirtualne zawieranie transakcji nigdy nie będzie w stanie zastąpić siły uścisku dłoni, wiele firm dostosowało się i z zadowoleniem przyjęło nowy paradygmat.

Im więcej można zrobić wewnątrz wirtualnego pokoju danych w celu przeprowadzenia due diligence, tym lepiej. Obejmuje to wysyłanie i odbieranie wiadomości, jak również wykonywanie połączeń wideo i audio. Narzędzia komunikacyjne powinny być tak samo proste i łatwe, jak reszta możliwości data roomu.

Podsumowując

W obecnym cyfrowym świecie korzystanie z fizycznego data roomu nie jest już konieczne. Podczas krytycznych umów biznesowych lub transakcji nie są możliwe błędy ludzkie i automatycznie tworzone pomyłki.

Wirtualne pokoje danych due diligence oferowane przez wiodących dostawców są całkowicie zautomatyzowane i nie wymagają do działania żadnej interwencji człowieka. Całkowicie bezpieczny data room pozwoli Ci na przechowywanie, badanie i wymianę istotnych informacji z potencjalnymi inwestorami w najbardziej korzystny i skuteczny sposób.

Odwiedź stronę główną, aby porównać i wybrać jednego z najlepszych dostawców data room dla transakcji due diligence.

To top