Wirtualne pokoje danych dla M&A: wszystko, co musisz wiedzieć

W dzisiejszych czasach pokoje danych online są niezbędną częścią zaawansowanych zespołów, które chcą przyspieszyć swoje procesy robocze. Wirtualne pokoje danych oferują wszystko, co potrzebne do produktywnej współpracy i doskonałej wydajności. Mianowicie, użytkownicy mogą bezpiecznie udostępniać dokumenty, utrzymywać kontakt z zainteresowanymi kupcami i bankierami inwestycyjnymi oraz być na bieżąco z istotnymi faktami 24/7.

Jeśli chodzi o klientów wirtualnych pokoi danych, większość z nich to instytucje finansowe, agencje rządowe, edukacja, opieka zdrowotna, nieruchomości i inne branże. Firmy te ustanawiają rozwiązanie dla płynnego przepływu M&A, due diligence, pierwszej oferty publicznej, transakcji finansowych, zbierania funduszy itp.

Co to jest M&A?

Fuzje i przejęcia mają miejsce, gdy dwie lub więcej firm łączy się w celu utworzenia jednego podmiotu gospodarczego. Transakcja ta staje się coraz bardziej powszechna, ponieważ otwiera nowe możliwości dla firm. Ponadto, jest to strategiczne posunięcie mające na celu obniżenie kosztów, zbudowanie bazy klientów, zwiększenie udziału w rynku itp.

Dlatego M&A jest jednym z największych i najbardziej znaczących wydarzeń w całym cyklu życia każdej organizacji. Procedura ta może trwać od kilku miesięcy do kilku lat i składa się z fazy eksploracyjnej, procesu due diligence oraz fazy integracji po połączeniu.

Faza eksploracyjna

Na początku procesu fuzji i przejęć sprzedający określa, czego oczekuje od integracji z drugą firmą i ustala kryteria dla potencjalnych nabywców. Później kontaktuje się z firmami, które spełniają kryteria, przeprowadza analizę wzajemnej oceny i proponuje odpowiedniego kandydata.

Proces due diligence

Gdy potencjalny nabywca zaakceptuje ofertę, przeprowadza dokładną analizę aktywów, pasywów, sprawozdań finansowych, bazy klientów, zasobów ludzkich i innych. Celem jest upewnienie się, że transakcja M&A przyniesie oczekiwaną wartość. Wirtualne pokoje danych dla due diligence okazały się również niezwykle bezpieczne i niezawodne.

Integracja po połączeniu

Po udanym procesie due diligence, proces integracji łączy dwa przedsiębiorstwa w jedno. Uczestnicy M&A integrują swoje bazy wiedzy, łączą technologie i systemy, decydują o wspólnej polityce wewnętrznej i kulturze korporacyjnej, organizują nowe struktury działów i wiele innych.

Jak wirtualne pokoje danych usprawniają proces fuzji i przejęć

Ponieważ pierwotnym powodem opracowania wirtualnego pokoju danych były fuzje i przejęcia, cały zestaw jego funkcji ma na celu usprawnienie i ułatwienie transakcji. W rezultacie klienci otrzymują ultrabezpieczne mechanizmy ochrony danych, oszczędność czasu i pieniędzy oraz zaawansowaną platformę do współpracy. Stąd wszystkie te rzeczy mają niesamowicie pozytywny wpływ na przebieg procedury.

data rooms M&A

Zwiększona ochrona

Poziom bezpieczeństwa oferowany przez większość wirtualnych pokoi danych dla fuzji i przejęć jest bardzo podobny do tego, jak instytucje finansowe chronią swoje aktywa.

Zgodne z międzynarodowymi uznanymi standardami bezpieczeństwa, wirtualne pokoje danych szyfrują wszystkie Twoje dane i wdrażają najnowsze praktyki cyberbezpieczeństwa, od wielu zapór ogniowych po dwuskładnikowe uwierzytelnianie. Ponadto, dzięki dostosowywanym uprawnieniom dostępu, będziesz miał pełną kontrolę nad tym, które osoby trzecie widzą które dokumenty.

Redukcja czasu i kosztów

Kiedy Twój wirtualny data room dla M&A jest dostępny na zasadzie pay-as-you-go, nie musisz wydawać fortuny na utrzymanie fizycznego centrum danych – nie wspominając o tym, że Twoi kupujący oszczędzają na kosztach podróży.

Poza tym, dzięki różnym zaawansowanym funkcjom, VDR automatyzuje wiele procesów, co znacznie ułatwia i przyspiesza zarządzanie dokumentami i załatwianie spraw. Dodatkowo, możesz zarządzać kilkoma transakcjami biznesowymi w swojej wirtualnej przestrzeni roboczej.

Usprawniona komunikacja

Mając wszystkie niezbędne dokumenty pod ręką, kupujący nie muszą podróżować do Twojego fizycznego pokoju danych, gdy potrzebują więcej informacji – mogą dotrzeć do Ciebie z pytaniem lub prośbą w dowolnym momencie. Pozwoli Ci to na jednoczesną współpracę z firmami z całego świata. Dodatkowo możesz usprawnić przepływ komunikacji, korzystając z funkcji Q&A i dyskusji na żywo.

Jak przygotować wirtualny data room do M&A: 3 proste kroki

Zakup wirtualnego pokoju danych to tylko pierwszy krok w kierunku lepszej transakcji. Równie ważne jest przygotowanie przestrzeni roboczej online do wygodnej pracy obu stron. Oto, co należy zrobić, aby opłacalne rozwiązanie w chmurze przyniosło jeszcze więcej korzyści i usprawnień.

1. Przesyłanie plików

Z najlepszym dostawcą wirtualnego pokoju danych, proces przygotowania pokoju danych jest łatwy i szybki. Wystarczy przeciągnąć i upuścić potrzebne pliki i foldery do okna przesyłania. Upewnij się tylko, że Twoje dokumenty są dokładne i aktualne.

Jeśli chodzi o dokumenty, które powinny znaleźć się w wirtualnym pokoju danych, Forbes zaleca pliki wymienione poniżej. Należy pamiętać, że lista ma charakter doradczy, dlatego każdą pozycję omów z prawnikiem.

  • Podstawowa dokumentacja korporacyjna
  • Kapitał stały i inne papiery wartościowe
  • Sprawozdania podatkowe i finansowe
  • Aktywa i nieruchomości
  • Własność intelektualna
  • Istotne umowy
  • Dane dotyczące sprzedaży, marketingu i klientów
  • Kluczowi producenci i dostawcy
  • Wsparcie dla klientów
  • Kwestie regulacyjne
  • Spory lub postępowanie sądowe
  • Dane dotyczące ubezpieczeń
  • Pracownicy/kadry pracownicze
  • Procedury z podmiotami powiązanymi

2. Struktura systemu plików

Aby umożliwić potencjalnym nabywcom lub innym zainteresowanym stronom szybkie znalezienie wszystkich potrzebnych dokumentów, należy ustrukturyzować system plików w biurze danych. Dodatkowo, należy stworzyć osobny folder z wszystkimi niepoufnymi dokumentami wymaganymi przez wszystkich na początku fuzji i przejęcia oraz folder z wysoce poufnymi plikami wymaganymi przez wyższe kierownictwo przed zamknięciem transakcji.

3. Zapraszanie uczestników do pokoju danych

Jak tylko system plików Twojego wirtualnego pokoju danych będzie gotowy, powitaj zainteresowanych. Niezależnie od tego, ilu użytkowników zaprosisz, data room pozwala na przypisanie zaawansowanych uprawnień, aby kontrolować, kto może przeglądać, pobierać i drukować jakie pliki. W ten sposób będziesz w stanie usprawnić proces i zapobiec potencjalnym naruszeniom bezpieczeństwa.

Kryteria wyboru data room dla M&A

Należy wziąć pod uwagę kilka wskazówek dotyczących wyboru bezpiecznego repozytorium online, ponieważ nie wszystkie rozwiązania typu data room są takie same. Ponieważ każdy potencjalny użytkownik jest zainteresowany najlepszym produktem spełniającym jego potrzeby, istnieje kilka prostych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze.

Cechy bezpieczeństwa

Chociaż wirtualne pokoje danych są znane z podwyższonego bezpieczeństwa, poziom ochrony różni się w zależności od dostawcy. Upewnij się więc, że Twój VDR oferuje pełen zakres funkcji ochrony danych, jak:

  • Dwuskładnikowe uwierzytelnianie
  • Wiele poziomów dostępu do poufnych dokumentów, w tym ograniczony tryb przeglądania, gdy użytkownik pokoju danych może zobaczyć tylko część dokumentu
  • Dynamiczne znaki wodne, które pojawiają się na poufnych dokumentach za każdym razem, gdy ktoś je przegląda, drukuje lub pobiera

Zgodność z zasadami bezpieczeństwa

Wybierając dostawcę wirtualnego data roomu, upewnij się:

  • Są one zgodne z normami ISO27001 i SOC2
  • Stosuje zabezpieczenia fizyczne, dwuskładnikowe uwierzytelnianie i zaawansowany nadzór w celu ochrony swoich centrów danych
  • Regularnie oceniają niezawodność swojego wirtualnego data roomu z pomocą niezależnych ekspertów i stosują się do najnowszych międzynarodowych praktyk tworzenia oprogramowania

Raporty z działalności data roomu

Twój wirtualny pokój danych powinien umożliwiać śledzenie aktywności użytkowników, definiowanie najbardziej aktywnych grup i identyfikację najczęściej odwiedzanych sekcji dokumentów.

Wbudowana funkcja raportowania i analizy pomoże Ci podjąć kluczowe decyzje, zanim będzie za późno. Na przykład, jeśli przedstawiciele strony kupującej spędzają zbyt dużo czasu na niektórych dokumentach, prawdopodobnie mają obawy, które można proaktywnie rozwiązać.

Łatwość użytkowania

Typowa transakcja M&A wiąże się z udostępnianiem i przeglądaniem tysięcy poufnych dokumentów. Łatwy w użyciu wirtualny pokój danych z różnorodnymi funkcjami strukturyzacji danych może znacznie przyspieszyć ten proces. Należy szukać VDR, który oferuje następujące funkcje:

  • Obsługa różnych formatów plików
  • Wielojęzyczny dostęp
  • Przyjazny dostęp mobilny
  • Funkcja przewijania umożliwiająca łatwe przejście do kolejnego dokumentu
  • Wsparcie dla wielu platform, w tym iOS i Android
  • Masowe zaproszenia

Zintegrowane Q&A

Używanie poczty elektronicznej do odpowiadania na wiele pytań od strony kupującej wiąże się z takimi problemami jak ryzyko wycieku danych i możliwe zamieszanie dotyczące tego, kto co widział. Zamiast tego, rozważ wirtualny pokój danych z funkcją Q&A.

Pozwoli Ci to kontrolować proces pytań i odpowiedzi w data roomie poprzez sortowanie pytań na podstawie grup, folderów i obszarów wiedzy. Możesz również generować raporty, aby zobaczyć, z jakimi problemami użytkownicy spotykają się najczęściej. Na podstawie tych informacji możesz tworzyć przeszukiwalne listy FAQ, aby uniknąć odpowiadania na te same pytania.

Dostosowywanie

Wirtualna przestrzeń robocza stylizowana na kolory i logo Twojej firmy z pewnością wyróżni Cię na tle konkurencji. Biorąc to pod uwagę, szukaj pokoju danych z doskonałą funkcją dostosowywania.

Oprócz tego, że zapewni Ci przewagę nad konkurencją, zmniejszy również ilość pracy ręcznej, umożliwiając automatyczne dostosowywanie dokumentów za pomocą znaków wodnych, stopek i nagłówków.

Fuzje i przejęcia to skomplikowana transakcja i aby ją zrealizować, potrzebujesz najlepszego wirtualnego pokoju danych z większością cech wymienionych powyżej. Aby uprościć proces wyboru, zapoznaj się z naszą listą najlepszych dostawców wirtualnych pokoi danych.

M&A przed i po wirtualnych pokojach danych

Ponieważ nikt do tej pory nie gwarantował tak wysokiego poziomu bezpieczeństwa i wygody, rozwój wirtualnych pokoi danych stał się innowacyjnym przełomem dla przedsiębiorstw na całym świecie. Ponieważ przebieg fuzji i przejęć znacznie się poprawił dzięki internetowym pokojom danych, możemy podzielić historię transakcji na przed i po. Oto więc, z czego strony M&A korzystały wcześniej i dlaczego z czasem to rozwiązanie online stało się niezbędne.

Historia fuzji i przejęć oraz fizycznych pokoi danych

Fuzje i przejęcia oraz pojawienie się fizycznych pokoi danych są ze sobą powiązane, ponieważ ten magazyn online narodził się z transakcji. Stało się to w XIX wieku podczas “Wielkiego Ruchu Fuzji”, kiedy istniała pilna potrzeba niezawodnego przechowywania poufnych danych.

Tak więc fizyczny data room to specyficzne pomieszczenie wypełnione szafkami zawierającymi poufne informacje w formie papierowej.

Ponieważ jedną z charakterystycznych cech fuzji i przejęć jest ogromna liczba dokumentów, strony określiły ścisłe zasady dostępu i korzystania z dokumentacji korporacyjnej. Przykładowo mogą to być zezwolenia lub ograniczenia dotyczące kserowania i fotografowania, określona procedura dostępu do pomieszczenia po wcześniejszym umówieniu się itp.

Niewątpliwie, kiedyś fizyczne pokoje danych były ogromnym wsparciem dla transakcji, a co więcej, stały się wyznacznikiem rozwoju dla procedury. Takie podejście miało jednak zarówno zalety, jak i wady. Na przykład klienci nie byli pewni niezawodnej ochrony danych lub ich integralności, ponieważ mogli im zagrozić konkurenci, intruzi, a nawet katastrofy naturalne.

Jak działało M&A z fizycznym pokojem danych?

Dla lepszego zrozumienia, zanurkujmy głębiej w historię fizycznych pomieszczeń danych i wirtualnych pomieszczeń danych, aby poczuć różnicę w przechowywaniu i dostępie do informacji.

Przechowywanie danych

Stosunkowo bezpieczne przechowywanie wrażliwych informacji wymaga fizycznego miejsca, często na terenie organizacji. Jednak w innych przypadkach mogą je zapewnić kancelarie prawne odpowiedzialne za aspekty prawne M&A. Tak czy inaczej, istnieje kilka podstawowych zasad dotyczących przechowywania informacji w fizycznych pokojach danych:

  • Ktoś powinien posortować i zindeksować zawartość dla wygody uczestników transakcji.
  • Jeśli firma nie ma elektronicznych kopii zapasowych, dyrektorzy potrzebują miejsca na dodatkowe kopie poza fizycznym pokojem danych. W ten sposób dokumenty nie zostaną utracone w razie wypadku.
  • Wszystkie zainteresowane strony powinny uzyskać dostęp do indeksu dokumentów przed wizytą w pokoju danych.
  • Nikt nie może usunąć danych z repozytorium, kiedy tylko zechce.
  • Ogólnie rzecz biorąc, dozwolone jest korzystanie z laptopów lub innych urządzeń. Zabronione są jednak te z opcją kopiowania – skanery, smartfony, kopiarki itp.
  • Ponieważ informacje muszą pozostać nienaruszone i poufne, strony nie mogą ich np. usuwać, uszkadzać czy zmieniać. W związku z tym ten krytyczny aspekt pracy w fizycznych pokojach danych wymaga kontroli zarządczej lub nadzoru wideo w celu zapewnienia bezpieczeństwa.
  • Strony muszą oznaczyć nowo dodane dokumenty i powiadomić innych o dodaniu.
  • Aby uzyskać kopię, uczestnik najpierw składa wniosek i wypełnia formularz. Przy okazji, wniosek może być spełniony tylko wtedy, gdy dokumenty można skopiować.

Dostęp do danych

Fizyczny pokój danych jest ewidentnie bardziej skomplikowany niż wirtualny pokój danych, jeśli chodzi o dostęp do dokumentów. Na przykład trzeba ustalić konkretne godziny, w których członkowie mogą odwiedzać fizyczne repozytorium. Ponadto nie zawsze kilku uczestników procesu może tam przebywać jednocześnie. Oto kilka kolejnych zasad:

  • Ze względu na środki bezpieczeństwa i wymogi regulacyjne dostęp do magazynu, w przeciwieństwie do wirtualnych pokoi danych, nie jest całodobowy. To znaczy, że strony mogą pracować z dokumentami w określonym czasie.
  • Zazwyczaj osoby odwiedzające powinny podać nazwisko osoby kontaktowej i podpisać rejestr po przybyciu. Ponadto często są oni monitorowani jako środek zapobiegający niedozwolonym działaniom.
  • Właściciel repozytorium może odmówić dostępu do danych niezależnie od czasu i z dowolnego powodu. W przypadku zakazu przebywania konkretnej osoby w repozytorium, jest ona zobowiązana do jego natychmiastowego opuszczenia.
  • Zdarza się, że osoby odwiedzające przekazują telefony komórkowe przed wejściem do fizycznego pomieszczenia z danymi i otrzymują je z powrotem przy wyjściu.

Wszystkie strony zaangażowane w due diligence i M&A musiały przestrzegać tych zasad, aby nie narażać transakcji na ryzyko. Najwyraźniej wymagania te sprawiły, że operacje stały się jeszcze bardziej żmudne i czasochłonne. Jednak na szczęście zdigitalizowane wersje zastąpiły tradycyjne pokoje danych.

Jak pokoje danych skorzystały na postępie technologicznym?

Oprócz niedogodności związanych z fizycznymi pokojami danych, okazały się one również niezabezpieczone. W związku z tym uczestnicy fuzji i przejęć musieli poszukać solidniejszego rozwiązania, które zaspokoiłoby pilną potrzebę ochrony danych.

Pierwszym krokiem w kierunku cyfryzacji fizycznego przechowywania dokumentów był CD-ROM wydany przez Sony w 1984 roku. W porównaniu z dyskietkami, CD-ROM przechowywał duże ilości danych, co pozytywnie wpłynęło na transakcję, ponieważ ułatwiło przechowywanie dokumentów.

Twórcy byli jednak zmuszeni do szukania lepszych rozwiązań, ponieważ CD-ROM grozi uszkodzeniem lub utratą. I tak w 1996 roku na rynku pojawił się Cloud Computing od firmy technologicznej Compaq Computers, umożliwiający przechowywanie informacji w sieci.

Wreszcie, około 2000 roku, wirtualne pokoje danych weszły na rynek jako bardziej niezawodna alternatywa dla fizycznych repozytoriów. Innowacja ta, zaprojektowana specjalnie dla procesu due diligence oraz fuzji i przejęć, uwolniła uczestników od powtarzalnych zadań i obaw o bezpieczeństwo. Innymi słowy, data room usprawnił cały cykl życia.

Końcowe refleksje na temat data roomów przy fuzjach i przejęciach

Pokój danych stał się nowoczesną i potężną alternatywą dla fizycznych pokoi danych. W ten sposób platforma internetowa pozytywnie wpływa na wszystkie etapy transakcji, zapewniając superbezpieczne środowisko i możliwości współpracy dla wszystkich zainteresowanych stron.

Jednak, aby wybrać dokładnie to, czego potrzebuje Twój zespół, musisz najpierw przestudiować usługi konkretnego dostawcy. W efekcie zrozumiesz, co możesz uzyskać dzięki danemu produktowi i jakie korzyści przyniesie. Kolejnym krokiem jest przygotowanie wirtualnego pokoju danych M&A, co obejmuje postępowanie z poufnymi dokumentami i zaproszenie wielu użytkowników.

Tak czy inaczej, najpierw przyjrzyj się najlepszym dostawcom pokoi danych oferującym najlepsze narzędzia dla całego cyklu życia M&A.

To top