Dostawcy wirtualnych pokoi danych

Najlepsi dostawcy wirtualnych pokoi danych

Technologia wirtualnego pokoju danych jest nieuniknionym elementem każdej transakcji biznesowej. Firmy różnej wielkości wykorzystują pokoje danych jako miejsca przechowywania danych, platformy komunikacyjne i narzędzia ułatwiające podejmowanie strategicznych decyzji. 

Dobrze wybrany elektroniczny pokój danych oferuje niespotykany dotąd poziom bezpieczeństwa, funkcjonalności i wszechstronności. Osoby przeprowadzające transakcje mają teraz nieograniczone możliwości wykorzystania zaawansowanych narzędzi i wstępnie zaprojektowanych przepływów pracy, dzięki czemu mogą szybciej przeprowadzić każdą transakcję.

W rezultacie coraz większa wygoda i dostępność wirtualnych pokoi danych sprawiły, że koncepcja fizycznego pokoju danych we wszystkich branżach stała się praktycznie przestarzała. 

Czym jest wirtualny pokój danych?

Wirtualny pokój danych to platforma online, która łączy przechowywanie danych w chmurze z różnymi instrumentami służącymi do przeprowadzania transakcji o dużej wartości. Cyfrowy pokój danych może być szczególnie przydatny w procesach wymagających gromadzenia dużej ilości dokumentacji, ponieważ działa jako zdalne repozytorium korporacyjne.

Wirtualny pokój danych online może również służyć jako platforma współpracy w codziennych czynnościach, kierowaniu zarządem oraz we wszystkich projektach, które wymagają jednoczesnego udziału kilku stron. Najczęstsze przykłady zastosowań wirtualnego pokoju danych to fuzje i przejęcia, due diligence, zarządzanie portfolio i pozyskiwanie kapitału. 

W jakich przypadkach wirtualny pokój danych jest wykorzystywany najczęściej? 

Z naszych badań wynika, że pokoje danych mają wiele do zaoferowania małym, średnim i dużym firmom z różnych sektorów. Jednak z ostatnich badań wynika, że istnieje kilka branż, które najbardziej polegają na oprogramowaniu do obsługi wirtualnego pokoju danych.

Poniżej przedstawiamy główne przypadki użycia wirtualnego pokoju danych przedstawione zgodnie z ich popularnością. 

Fuzje i przejęcia oraz due diligence

Fuzje i przejęcia mają kluczowe znaczenie dla wzrostu i rozwoju każdej firmy, od tych małych po ogromne korporacje. Co więcej, w wielu branżach, na przykład w startupach technologicznych, przejęcie stanowi wyłącznie strategię wyjścia z inwestycji lub ważny etap rozwoju. 

Największym wyzwaniem każdej transakcji związanej z fuzjami i przejęciami jest dokładne badanie due diligence. Strony biorące udział w transakcji muszą przejrzeć ogromną ilość dokumentów w stosunkowo krótkim czasie.

Wirtualne pokoje danych pomagają stworzyć sprawne i odpowiednio przygotowane środowiska umożliwiające dostęp do potrzebnych plików w ciągu zaledwie kilku sekund, co z kolei pozwala na szybsze podejmowanie kluczowych decyzji. Zarówno kancelarie butikowe, jak i przedsiębiorstwa korzystają z uniwersalnej dostępności i zautomatyzowanych rozwiązań oferowanych przez nowoczesne pokoje danych.

Fundusze i kapitał prywatny

Znane fundusze i firmy typu private equity zazwyczaj mają do czynienia z dużą ilością poufnych danych. Wymaga to zwiększonego poziomu bezpieczeństwa i wewnętrznej przejrzystości. Wirtualne pokoje danych dostarczają wielu narzędzi przydatnych w każdym procesie, od pozyskiwania kapitału po doradztwo inwestycyjne, zabezpieczając dane użytkowników i zapewniając dostęp do różnych analiz. 

Kancelarie prawnicze

Prawnicy i kancelarie prawne muszą przestrzegać surowych przepisów, aby zapewnić legalność swojej działalności. Jednocześnie muszą dbać o wiele wrażliwych dokumentów i poufnych informacji. 

Oznacza to, że sektor prawny jest jednym z pierwszych, który może skorzystać z wiodących w branży funkcji wirtualnego pokoju danych, takich jak szyfrowanie, kontrola dostępu i zdalne wyszukiwanie. 

Bankowość inwestycyjna

Banki inwestycyjne, jako instytucje finansowe działające głównie na zasadzie doradztwa, wymagają więc rozwiązań programowych łączących prostą komunikację z przechowywaniem danych o dużej wartości. Bankierzy inwestycyjni wykorzystują pokoje danych do zbierania informacji, przeprowadzania badań due diligence, prezentowania celów potencjalnym nabywcom i pomocy w integracji po transakcji. 

W uzupełnieniu do zaawansowanego bezpieczeństwa, pokoje danych pozwalają bankom inwestycyjnym na uporządkowanie swoich działań poprzez zwiększenie odpowiedzialności pracowników i usprawnienie raportowania.

Branża biotechnologiczna i farmaceutyczna

Służba zdrowia to kolejny sektor, w którym mamy do czynienia z coraz większą ilością poufnych danych, takich jak informacje o pacjentach, wyniki ich badań i inne. Brak zabezpieczenia takich danych może doprowadzić do wycieku, a nawet do procesu sądowego. 

Poza tym, że pokoje danych pomagają użytkownikom chronić poufne pliki, pomagają też w przejściu przez skomplikowane i czasochłonne procedury, takie jak przyznawanie licencji. Przechowując całą niezbędną dokumentację w jednym miejscu, firmy mogą znacznie szybciej uzyskać potrzebne licencje. 

Jakie inne branże korzystają z wirtualnych pokoi danych?

Znaczna część informacji zwrotnych, które uzyskaliśmy podczas badania branży pokoi danych, wskazuje, że istnieje kilka sektorów, które w większym stopniu niż dotychczas korzystają z wirtualnych pokoi danych. Poniżej przedstawiamy trzy z najbardziej wyróżniających się przykładów. 

Nieruchomości

Firmy z branży nieruchomości korzystają z wirtualnych pokoi danych do zarządzania portfelem, komunikacji z potencjalnymi inwestorami i monitorowania długoterminowych projektów. Narzędzia do obsługi pokoju danych pozwalają firmom na bardziej świadome podejście do transakcji na rynku nieruchomości i ułatwiają zarządzanie dokumentami. 

Możliwości repozytorium tworzą łatwy do przeglądania zapis wszystkich dotychczasowych transakcji deweloperskich i finansowych, dzięki czemu podczas transakcji o dużej wartości znalezienie dokumentów jest znacznie łatwiejsze. 

Inwestycje w startupy

Inwestorzy wykorzystują wirtualne pokoje danych jako platformę strategiczną, na której porównują możliwości, proszą o wymagane dokumenty i przeprowadzają badanie due diligence. Pomyślnie przeprowadzone transakcje mogą być następnie przeniesione do sekcji portfela w pokoju danych. 

Jednocześnie startupy mogą wykorzystywać rozwiązania wirtualnego pokoju danych do wprowadzania swojej firmy na rynek, planowania rozwoju firmy i przygotowywania się do przejęć, fuzji lub innych ważnych transakcji.

IPO

Składając wniosek o pierwszą ofertę publiczną, firmy muszą zgromadzić dużą liczbę dokumentów. Wiele z nich jest ściśle poufnych i wymaga zastosowania dodatkowego zabezpieczenia. Ponadto proces IPO często wymaga konsultacji z osobami trzecimi, co sprawia, że funkcje współpracy w pokoju danych stają się niezbędne.

12 powodów, dla których firmy wybierają wirtualne pokoje danych

Jakie są najważniejsze funkcje zapewniające bezpieczeństwo w wirtualnych pokojach danych?

Bezpieczeństwo danych jest głównym zmartwieniem wszystkich nowoczesnych firm. Wymóg stale aktualizowanej, niezawodnej ochrony skłania firmy do przechowywania poufnych danych w wirtualnych pokojach danych. Zaawansowane oprogramowanie pokoju danych gwarantuje, że pliki użytkowników będą bezpieczne na wielu poziomach. 

Certyfikaty bezpieczeństwa 

Renomowani dostawcy pokojów danych dbają o to, by ich produkty spełniały branżowe standardy bezpieczeństwa. Najlepszym sposobem na określenie, czy dostawca poważnie podchodzi do kwestii bezpieczeństwa, jest sprawdzenie posiadanych przez niego certyfikatów, takich jak ISO 27001, HIPAA czy SOC 2.

Bezpieczeństwo dostępu

Kolejnym poziomem ochrony danych jest kontrola nad tym, kto może mieć do nich dostęp i w jaki sposób jest upoważniony do interakcji z nimi. Bezpieczne współdzielenie plików w wirtualnych pokojach danych jest zapewnione przez przydzielanie określonych uprawnień w zależności od roli każdego z użytkowników.  

Ta kategoria środków bezpieczeństwa pomaga chronić wrażliwe dane, monitorować wszystkie interakcje i zapobiegać zagrożeniom związanym z wyciekiem wewnętrznym. 

Bezpieczeństwo dokumentów

Poza upewnieniem się, że dostęp do poufnych danych mają tylko wybrani użytkownicy, administratorzy mogą przypisać dodatkowe warstwy ochrony. Niektóre z przykładów zabezpieczeń dokumentów obejmują nadawanie uprawnień tylko do przeglądania, wyskakujące okienka NDA i szczegółowe śledzenie aktywności. 

Bezpieczeństwo komunikacji

Oprócz ochrony plików wirtualne pokoje danych umożliwiają bezpieczną wymianę informacji, poprzez stworzenie bezpiecznego środowiska dla wszystkich rodzajów komunikacji. Przykładowo, użytkownicy mogą tworzyć grupy i omawiać pewne sprawy na osobności, podczas gdy wszystkie ich interakcje są zaszyfrowane.

Zaufany pokój danych to bezpieczna platforma, która pozwala użytkownikom bezpiecznie przechowywać i zarządzać poufnymi dokumentami. Najważniejszym aspektem jest wybór dostawcy, który zapewni wymagany zestaw funkcji bezpieczeństwa i odpowiedni poziom zgodności.

Jakie funkcje i cechy oferują wirtualne pokoje danych? 

Wirtualne pokoje danych oferują swoim użytkownikom nieograniczony wachlarz możliwości. Istnieje jednak kilka kluczowych funkcji, które wnoszą największą wartość, są nimi:

Funkcje związane z zarządzaniem dokumentami

Wirtualne pokoje danych pozwalają użytkownikom na swobodny dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia czy miejsca. Cyfrowa przestrzeń eliminuje potrzebę przechowywania fizycznych egzemplarzy, zmniejszając koszty i wysiłek związany z utrzymaniem tradycyjnego archiwum. Dodatkowe funkcje, które ułatwiają użytkownikom zarządzanie dokumentami, to m.in:

• Automatyczne indeksowanie
• Natychmiastowy podgląd
• Hosting dużych ilości danych
• Uproszczone tworzenie folderów i systematyzowanie
• Możliwość umieszczenia znaku wodnego

Zarządzanie użytkownikiem

Dobrze zaprojektowany pokój danych będzie miał kilka poziomów dostępu, które określają, jakiego rodzaju dane każdy użytkownik może pobrać i jakie działania może wykonać. Inne funkcje, które pomagają w zarządzaniu użytkownikami to:

• Zaproszenia zbiorowe
• Ustawienia grupowe i indywidualne
• Zarządzanie cyfrowymi uprawnieniami w zależności od roli
• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe przy każdym logowaniu 

Łatwość użytkowania

Użytkownicy wirtualnego pokoju danych pochodzą z różnych środowisk technicznych, co oznacza, że oprogramowanie musi być na tyle proste, żeby każdy mógł z niego efektywnie korzystać. Dwa najważniejsze aspekty użyteczności to intuicyjny interfejs i możliwość wszechstronnego zastosowania, co oznacza kompatybilność ze wszystkimi systemami operacyjnymi, w tym Windows, Linux i macOS.

Innymi funkcjami, które zwiększają komfort użytkowania, są:

• Wiele zintegrowanych i wspieranych języków
• Zaawansowane wyszukiwanie
• Możliwość dostosowania
• Jedno logowanie do wielu projektów
• Wysoki poziom dostępności

Raportowanie

Śledzenie aktywności i raportowanie pozwalają dokładnie sprawdzić liczbę użytkowników, którzy weszli w interakcję z określonymi dokumentami, ocenić ich zaangażowanie i w razie potrzeby przekierować przepływ pracy. Poniższe funkcje w największym stopniu wspierają osoby odpowiedzialne za zawieranie umów:

• Szczegółowe rejestry audytowe
• Infograficzna wizualizacja aktywności w pokojach danych
• Dynamiczne znaki wodne
• Powiadomienia o uzyskaniu dostępu

Komunikacja

Wirtualne pokoje danych umożliwiają kilka poziomów efektywnej komunikacji na odległość. Dzięki zastosowaniu odpowiedniej technologii użytkownicy mogą omawiać sprawy biznesowe za pomocą czatów, połączeń głosowych, e-maili i innych. Typowe funkcje, które usprawniają komunikację w pokoju danych to:

• Narzędzia służące do współpracy, takie jak menedżer zadań z zadaniami do wykonania
• Zintegrowana funkcja Q&A
• Bezproblemowa adaptacja narzędzi do wysyłania wiadomości e-mail i ustalania harmonogramów z innymi firmami

Wsparcie klienta

Efektywny zespół obsługi klienta ma kluczowe znaczenie w udanym użytkowaniu pokoju danych. Najlepszym sposobem na ocenę jakości wsparcia klienta jest prośba o bezpłatne demo lub okres próbny i zwrócenie uwagi na takie funkcje jak:

• Dostępność 24/7/365 poprzez czat na żywo, telefon lub e-mail
• Dostępność w wielu językach
• Wsparcie techniczne dla pojedynczego punktu kontaktowego (POC)

Połączenie wszystkich powyższych narzędzi stworzy solidne podstawy dla skutecznego użytkowania wirtualnego pokoju danych.

Jak uruchomić wirtualny pokój danych w 3 szybkich krokach

Po wybraniu odpowiedniego dostawcy pozostaje tylko skonfigurować wirtualny pokój danych na potrzeby nadchodzącej transakcji. Można to zrobić w trzech krokach.

Porównanie wirtualnych pokoi danych: jak wybrać wirtualny pokój danych

Wybór najlepszego wirtualnego pokoju danych może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli jesteś nowym użytkownikiem i nigdy wcześniej nie miałeś do czynienia z wirtualnymi pokojami danych. 

Na rynku jest wielu dostawców pokoi danych, a każdy z nich ma swoje wady i zalety. 

Jak zatem wybrać najlepszy pokój danych dostosowany do Twoich potrzeb? Oczywiście, powinieneś dokonać wyboru na podstawie Twoich potrzeb biznesowych. 

Po pierwsze, określ, jakie masz cele i jakie rezultaty chcesz osiągnąć. 

Po drugie, porównaj wirtualne pokoje danych w Internecie, biorąc pod uwagę takie kryteria, jak doświadczenie, model finansowy, zastosowane środki bezpieczeństwa, ilość miejsca do przechowywania danych itp. 

Na co zwrócić uwagę podczas porównywania pokojów danych? 

Skorzystanie z tabeli porównującej pokoje danych, którą zamieściliśmy powyżej, dzięki niej możesz znacznie zaoszczędzić czas potrzebny na analizę. Znajdziesz tam 10 najlepszych dostawców, którzy są liderami w branży. Po prostu polegaj na ocenach, recenzjach i komentarzach każdego dostawcy i zdecyduj, który z nich jest dla Ciebie najlepszy.

Możesz też samodzielnie porównać wirtualne pokoje danych. 

O czym należy pamiętać, wybierając to rozwiązanie? Aby uzyskać szerszy obraz przy ocenie wirtualnych pokoi danych, zalecamy zwrócenie uwagi na poniższe kryteria:

• Reputacja dostawcy
• Przyjazność dla użytkownika
• Zabezpieczenia dostępu
• Funkcje zapewniające bezpieczeństwo dokumentów
• Funkcje pozwalające zarządzać dokumentami
• Możliwość tworzenia raportów i analiz
• Unikalne cechy, które wyróżniają danego dostawcę
• Jakość obsługi klienta
• Cena

Omówmy teraz każdy z tych punktów bardziej szczegółowo i dla przykładu porównajmy ze sobą trzy, naszym zdaniem, najlepsze pokoje danych — iDeals, Citrix, and Datasite.

Biorąc pod uwagę powyższe szczegółowe porównanie iDeals, Citrix i Datasite, widać, że każdy z dostawców ma swoje zalety i wady. 

Wybierając wirtualny pokój danych, skup się przede wszystkim na potrzebach Twojej firmy i zwróć uwagę na czynniki, które uwzględniliśmy podczas porównywania tych trzech dostawców.

FAQ