Najlepsi dostawcy wirtualnych pokoi danych

Wirtualny pokój danych (ang. Virtual Data Room, VDR) jest internetowym repozytorium dokumentów, służącym do przechowywania, zarządzania i udostępniania poufnych danych. VDR jest budżetowym rozwiązaniem, które pozwala uprawnionym osobom na pracę z poufnymi danymi w bezpieczny sposób. Usuwa potrzebę fizycznego magazynu i dostarcza uporządkowane wirtualne środowisko, do którego każda ze stron ma łatwy dostęp za pomocą internetu. 

Obecnie wielu dostawców zapewnia podobny zakres usług w przechowywaniu i zarządzaniu danymi. Podobny nie znaczy jednak identyczny. Na naszej stronie znajdziesz informacje i recenzje najbardziej popularnych dostawców VDR i ich ofert. 

Jakie są najpopularniejsze zastosowania wirtualnych pokoi danych?  

Wirtualne pokoje danych są pomocne w wielu różnych branżach i gałęziach przemysłu. Od nieruchomości i opieki zdrowia do prawa i biotechnologii. Dzieje się tak, ponieważ wirtualne pokoje danych oferują:

  • Usystematyzowany system przechowywania niezbędnych dokumentów
  • Szybki i zaufany sposób udostępniania dokumentów
  • Bezpieczny dostęp do dokumentów z każdego urządzenia mającego dostęp do internetu
  • Wygodny i bezpieczny sposób na omawianie dokumentów online
data room use cases, virtual data rooms

Przyjrzyjmy się bliżej niektórym popularnym zastosowaniem wirtualnych pokoi danych w różnych branżach:

Ekonomia

Nie do pomyślenia jest, że ekonomia mogłaby działać bez należytej staranności, czyli dokładnego analizowania dokumentów i informacji. Staranność wymaga bezpiecznego środowiska do wymiany informacji, VDR daje właśnie to. Korzystanie z wirtualnych pokoi danych zapewnia przejrzystość, bezpieczeństwo i łatwy dostęp do danych upoważnionym stronom. 

Sprzedaż firmy

Dzięki wirtualnym pokojom danych kupowanie, czy sprzedawania firmy staje się prostym 4-stopniowym procesem:

  1. Zebranie potrzebnych dokumentów w formie cyfrowej
  2. Uporządkowanie dokumentów 
  3. Wgranie plików do VDR
  4. Udostępnienie dostępu stronom

Ponieważ wirtualne pokoje danych pozwalają na edytowanie i aktualizowanie dokumentów z miejsca, obcinają one czas potrzebny na negocjacje i sprzedaż z miesięcy do dni.

1
iDeals
4.9
2
Datasite
4.5
3
BOX
4.0
4
Intralinks
3.9
5
Drooms
3.0
6
OneHub
3.0
7
CapLinked
2.5

Zbieranie funduszy

Zbieranie funduszy jest długim procesem, w który zaangażowane jest dużo osób, które się pojawiają i znikają. Dlatego bezpieczne środowisko do przechowywania i udostępnia dokumentów, jest kluczowe. VDR jest rozwiązaniem. 

W tym wypadku wirtualny pokój działa jako miejsce na pytania i odpowiedzi oraz zarządzanie dokumentami. Nanoszenie komentarzy pozwala każdemu użytkownikowi na wprowadzenie zmian i bycie na bieżąco, z różnymi projektami. 

Zarządzanie dokumentami prawnymi

Firmy prawnicze korzystają z bezpieczeństwa, niskich kosztów i łatwości dostępu, jakie oferują wirtualne pokoje danych. Przechowywanie dokumentów w fizycznej formie jest zarówno drogie, jak i niebezpieczne. Dzięki VDR prawnicy nie muszą się już tym martwić. 

Kiedy kilku specjalistów jest zaangażowanych w ten sam proces, nie muszą marnować czasu i pieniędzy na komunikowanie się ze sobą i sprawdzanie dokumentów. Mogą w łatwy i bezpieczny sposób uzyskać natychmiastowy dostęp do danych. 

Zarządzenie ryzykiem

Wirtualne pokoje danych pozwalają firmom ograniczyć ryzyko poprzez:

  • Zmniejszenie czasu potrzebnego na zaadoptowanie zmian i przygotowanie potrzebnych dokumentów
  • Zapewnienie kontroli nad każdym etapem transakcji i śledzenie jej postępu
  • Danie adminom możliwości na szybką reakcję na jakiekolwiek podejrzane zachowanie, zablokowanie dostępu, czy usunięcie danych z konta użytkownika

Łatwo zauważyć, że VDR jest świetnym narzędziem do reagowania na ryzyko w sposobie zarządzania i wprowadzaniu zmian. 

Transakcje w handlu nieruchomościami

Specjaliści z branży nieruchomości mogą mieć codziennie kontakt z dziesiątkami dokumentów. Są również odpowiedzialni za przechowywanie i bezpieczeństwo dokumentów obu stron, czasami przez długi czas. Wirtualne pokoje danych chronią agentów nieruchomości przed kłopotami z dokumentami i dają możliwość bezpiecznego i anonimowego środowiska do zamykania transakcji. 

Jakie funkcje posiadają wirtualne pokoje danych? 

Głównym zadaniem wirtualnych pokoi danych jest zapewnienie bezpiecznego środowiska do organizacji, zarządzania i udostępniania informacji. Aby jednak móc wywiązać się ze swojego zadania, VDR powinien mieć kilka konkretnych funkcji. 

data room features, virtual data rooms

Bezpieczeństwo

Informacje przechowywane w wirtualnych pokojach danych są nie tylko wrażliwe, ale poufne, przez co bezpieczeństwo jest najważniejszym priorytetem. Aby upewnić się o bezpieczeństwie, sprawdź, czy VDR posiada:

  • Wielostopniowy system autoryzacji, który zminimalizuje ryzyko ataku hakerskiego i włamania się na konto
  • Solidne szyfrowanie, aby zabezpieczyć dane podczas przesyłania do i z wirtualnego pokoju danych
  • Cyfrowy znak wodny na każdym pobranym dokumencie, aby uniknąć wycieku danych
  • Ograniczenia w dostępie do udostępniania, drukowania czy edytowania dokumentów
  • Kopie zapasowe, które zapewnią, że żaden dokument nie zostanie zagubiony, czy zniszczony
  • Samoniszczące się dokumenty, które pozwalają na wycofanie dostępu w dowolnym momencie

Funkcje

Pokój danych powinien posiadać funkcję, które usprawnią pracę jego użytkowników. Są nimi:

  • Możliwość poproszenia o dodatkowe dokumenty i notatki 
  • Zarządzanie dokumentami (edytowanie, wprowadzanie zmian, dodawanie notatek i komentarzy)
  • Śledzenie aktywności każdego użytkownika pokoju

Użyteczność

Pokoje danych, które są przyjazne dla użytkownika, są wygodne zarówno dla początkujących, jak i dla profesjonalistów:

  • Intuicyjny interfejs przyśpiesza proces uczenia się obsługi nowego oprogramowania
  • Funkcja “przeciągnij i upuść” sprawia, że importowanie plików z twojego urządzenia jest niezwykle proste 
  • Przesyłanie zbiorcze oszczędza czas przy importowaniu i eksportowaniu plików
  • Funkcja podglądu z możliwością przewijania pozwala na przeglądanie kilku dokumentów mając tylko jeden plik otwarty

Obsługa klienta

Dostępna i responsywna obsługa klienta gwarantuje to, że nie zostaniesz sam z problemem, nawet jeśli jest środek sobotniej nocy. Dlatego zwróć uwagę czy VDR posiada:

  • Obsługę klienta dostępną 24/7, co jest kluczowe, jeśli twój biznes działa w różnych strefach czasowych
  • Dostępność poprzez telefon, email i wiadomości tekstowe
  • Obsługę klienta w różnych językach dla firm i organizacji międzynarodowych

Każdy dostawca VDR posiada w swojej ofercie szeroką gamę funkcji, które dodatkowo utrudniają dokonanie wyboru.

Jak wybrać odpowiedni wirtualny pokój danych? 

Skorzystaj z tych wskazówek, aby odfiltrować oferty, które spełniają twoje oczekiwania:

  1. Sprawdź oferty. Wybierz kilku dostawców i skontaktuj się z nimi. Zacznij od ich strony internetowej, przeczytaj artykuły o nich i porozmawiaj z obsługą klienta.  
  2. Wybierz interesujące cię funkcje. Każdy z dostawców oferuje nieco inny zestaw funkcji. Zastanów się, które są dla ciebie najważniejsze (obsługa klienta 24/7, wyższy poziom bezpieczeństwa czy przykładowo możliwość personalizacji oferty) i wybierz dostawców, którzy je oferują
  3. Przeczytaj opinie. Najlepszym sposobem na dowiedzenie się więcej o danym dostawcy, jest poznanie opinii innych użytkowników. Dostawca może twierdzić, że ma doświadczenie w jakiejś dziedzinie, ale lepiej jest przeczytać szczerą opinię, która o tym wspomina. 
  4. Zgłoś się na darmowy okres próbny. Odradzamy inwestowanie w wirtualny pokój danych przed sprawdzeniem jego działania w praktyce. Niemal każda firma oferuje 1-3-miesięczny darmowy okres próbny, wykorzystaj go do sprawdzenia produktu. 

Nie jest łatwo porównać wirtualne pokoje danych, szczególnie kiedy wiele z nich jest do siebie tak podobnych, ale możesz to zrobić, korzystając z tych wskazówek.