Wirtualny pokój danych iDeals jest fantastyczną opcją pokoju danych, z wszystkimi funkcjami, których można oczekiwać od wiodącego w branży dostawcy wirtualnego pokoju danych. Nacisk kładziony jest na ułatwianie przeprowadzania due diligence w każdej branży, w tym fuzji...
Przeczytaj więcej o iDeals
Świetny VDR. Najlepszy stosunek ceny do jakości.Alex L.
4.8/5
Świetna platforma do fuzji i przejęć w konkurencyjnej cenie.Pablo B.
4.8/5
Jedyny VDR jaki potrzebujesz.Ralph J.
90% użytkowników poleca
2. Citrix
4.5
Wirtualny pokój danych Citrix ShareFile to produkt należący do Citrix Systems, dewelopera przestrzeni roboczej w chmurze, który w 2013 roku nabył ShareFile, dostawcę rozwiązań do współpracy. Firma ShareFile została założona w 2005 roku z siedzibą w Raleigh, NC i od teg...
Przeczytaj więcej o Citrix
Datasite LLC - wcześniej nazywana Merrill Corporation - jest dostawcą oprogramowania założonym w 1999 roku jako spółka zależna Datasite Global Corporation, z siedzibą w Minneapolis w Stanach Zjednoczonych.
Datasite oferuje pakiet produktów programowych przeznaczonyc...
Przeczytaj więcej o Datasite
Wirtualny pokój danych Intralinks to wydajne i wszechstronne rozwiązanie umożliwiające natychmiastowy dostęp do danych i bezproblemową współpracę podczas transakcji biznesowych.
Firma została założona w 1996 roku, ale pierwszy data room dla M&A został uruchomion...
Przeczytaj więcej o Intralinks
Drooms VDR jest jednym z wiodących dostawców data roomów i oprogramowania w Europie. Jej misją jest umożliwienie sprawnego i bezpiecznego przetwarzania danych dla poufnych dokumentów, dlatego Drooms oferuje maksymalne bezpieczeństwo ponad 15 000 globalnym klientom.
...
Przeczytaj więcej o Drooms
Bezpieczny wirtualny pokój danych OneHub to rozwiązanie, które firmy wykorzystują do przechowywania i udostępniania poufnych informacji. Jest to niezawodny i opłacalny sposób na wymianę dokumentów, negocjacje i sporządzanie umów.
Firma OneHub została założona w 2007...
Przeczytaj więcej o OneHub
Wirtualny pokój danych CapLinked to bezpieczna platforma udostępniania dokumentów oferująca rozwiązania w zakresie zarządzania dokumentami, due diligence, fuzji i przejęć korporacyjnych oraz zarządzania złożonymi transakcjami.
Firma została założona w 2010 roku prze...
Przeczytaj więcej o CapLinked
Box to dostawca pamięci masowej w chmurze, rozwiązań do zdalnej współpracy oraz rozwiązania typu "virtual data room", założony w Stanach Zjednoczonych w 2005 roku. Box posiada biura w czterech miastach USA, a także w dziewięciu innych krajach: Kanadzie, Wielkiej Brytan...
Przeczytaj więcej o Box
Technologia wirtualnego pokoju danych jest nieuniknionym elementem każdej transakcji biznesowej. Firmy różnej wielkości wykorzystują pokoje danych jako miejsca przechowywania danych, platformy komunikacyjne i narzędzia ułatwiające podejmowanie strategicznych decyzji.
Dobrze wybrany elektroniczny pokój danych oferuje niespotykany dotąd poziom bezpieczeństwa, funkcjonalności i wszechstronności. Osoby przeprowadzające transakcje mają teraz nieograniczone możliwości wykorzystania zaawansowanych narzędzi i wstępnie zaprojektowanych przepływów pracy, dzięki czemu mogą szybciej przeprowadzić każdą transakcję.
W rezultacie coraz większa wygoda i dostępność wirtualnych pokoi danych sprawiły, że koncepcja fizycznego pokoju danych we wszystkich branżach stała się praktycznie przestarzała.
Czym jest wirtualny pokój danych?
Wirtualny pokój danych to platforma online, która łączy przechowywanie danych w chmurze z różnymi instrumentami służącymi do przeprowadzania transakcji o dużej wartości. Cyfrowy pokój danych może być szczególnie przydatny w procesach wymagających gromadzenia dużej ilości dokumentacji, ponieważ działa jako zdalne repozytorium korporacyjne.
Wirtualny pokój danych online może również służyć jako platforma współpracy w codziennych czynnościach, kierowaniu zarządem oraz we wszystkich projektach, które wymagają jednoczesnego udziału kilku stron. Najczęstsze przykłady zastosowań wirtualnego pokoju danych to fuzje i przejęcia, due diligence, zarządzanie portfolio i pozyskiwanie kapitału.
W jakich przypadkach wirtualny pokój danych jest wykorzystywany najczęściej?
Z naszych badań wynika, że pokoje danych mają wiele do zaoferowania małym, średnim i dużym firmom z różnych sektorów. Jednak z ostatnich badań wynika, że istnieje kilka branż, które najbardziej polegają na oprogramowaniu do obsługi wirtualnego pokoju danych.
Poniżej przedstawiamy główne przypadki użycia wirtualnego pokoju danych przedstawione zgodnie z ich popularnością.
Fuzje i przejęcia oraz due diligence
Fuzje i przejęcia mają kluczowe znaczenie dla wzrostu i rozwoju każdej firmy, od tych małych po ogromne korporacje. Co więcej, w wielu branżach, na przykład w startupach technologicznych, przejęcie stanowi wyłącznie strategię wyjścia z inwestycji lub ważny etap rozwoju.
Największym wyzwaniem każdej transakcji związanej z fuzjami i przejęciami jest dokładne badanie due diligence. Strony biorące udział w transakcji muszą przejrzeć ogromną ilość dokumentów w stosunkowo krótkim czasie.
Wirtualne pokoje danych pomagają stworzyć sprawne i odpowiednio przygotowane środowiska umożliwiające dostęp do potrzebnych plików w ciągu zaledwie kilku sekund, co z kolei pozwala na szybsze podejmowanie kluczowych decyzji. Zarówno kancelarie butikowe, jak i przedsiębiorstwa korzystają z uniwersalnej dostępności i zautomatyzowanych rozwiązań oferowanych przez nowoczesne pokoje danych.
Fundusze i kapitał prywatny
Znane fundusze i firmy typu private equity zazwyczaj mają do czynienia z dużą ilością poufnych danych. Wymaga to zwiększonego poziomu bezpieczeństwa i wewnętrznej przejrzystości. Wirtualne pokoje danych dostarczają wielu narzędzi przydatnych w każdym procesie, od pozyskiwania kapitału po doradztwo inwestycyjne, zabezpieczając dane użytkowników i zapewniając dostęp do różnych analiz.
Kancelarie prawnicze
Prawnicy i kancelarie prawne muszą przestrzegać surowych przepisów, aby zapewnić legalność swojej działalności. Jednocześnie muszą dbać o wiele wrażliwych dokumentów i poufnych informacji.
Oznacza to, że sektor prawny jest jednym z pierwszych, który może skorzystać z wiodących w branży funkcji wirtualnego pokoju danych, takich jak szyfrowanie, kontrola dostępu i zdalne wyszukiwanie.
Bankowość inwestycyjna
Banki inwestycyjne, jako instytucje finansowe działające głównie na zasadzie doradztwa, wymagają więc rozwiązań programowych łączących prostą komunikację z przechowywaniem danych o dużej wartości. Bankierzy inwestycyjni wykorzystują pokoje danych do zbierania informacji, przeprowadzania badań due diligence, prezentowania celów potencjalnym nabywcom i pomocy w integracji po transakcji.
W uzupełnieniu do zaawansowanego bezpieczeństwa, pokoje danych pozwalają bankom inwestycyjnym na uporządkowanie swoich działań poprzez zwiększenie odpowiedzialności pracowników i usprawnienie raportowania.
Branża biotechnologiczna i farmaceutyczna
Służba zdrowia to kolejny sektor, w którym mamy do czynienia z coraz większą ilością poufnych danych, takich jak informacje o pacjentach, wyniki ich badań i inne. Brak zabezpieczenia takich danych może doprowadzić do wycieku, a nawet do procesu sądowego.
Poza tym, że pokoje danych pomagają użytkownikom chronić poufne pliki, pomagają też w przejściu przez skomplikowane i czasochłonne procedury, takie jak przyznawanie licencji. Przechowując całą niezbędną dokumentację w jednym miejscu, firmy mogą znacznie szybciej uzyskać potrzebne licencje.
1. iDeals
4.9
2. Citrix
4.5
3. Datasite
4
4. Intralinks
3.9
5. Drooms
3.7
6. OneHub
3.4
7. CapLinked
3.2
8. BOX
3
Jakie inne branże korzystają z wirtualnych pokoi danych?
Znaczna część informacji zwrotnych, które uzyskaliśmy podczas badania branży pokoi danych, wskazuje, że istnieje kilka sektorów, które w większym stopniu niż dotychczas korzystają z wirtualnych pokoi danych. Poniżej przedstawiamy trzy z najbardziej wyróżniających się przykładów.
Nieruchomości
Firmy z branży nieruchomości korzystają z wirtualnych pokoi danych do zarządzania portfelem, komunikacji z potencjalnymi inwestorami i monitorowania długoterminowych projektów. Narzędzia do obsługi pokoju danych pozwalają firmom na bardziej świadome podejście do transakcji na rynku nieruchomości i ułatwiają zarządzanie dokumentami.
Możliwości repozytorium tworzą łatwy do przeglądania zapis wszystkich dotychczasowych transakcji deweloperskich i finansowych, dzięki czemu podczas transakcji o dużej wartości znalezienie dokumentów jest znacznie łatwiejsze.
Inwestycje w startupy
Inwestorzy wykorzystują wirtualne pokoje danych jako platformę strategiczną, na której porównują możliwości, proszą o wymagane dokumenty i przeprowadzają badanie due diligence. Pomyślnie przeprowadzone transakcje mogą być następnie przeniesione do sekcji portfela w pokoju danych.
Jednocześnie startupy mogą wykorzystywać rozwiązania wirtualnego pokoju danych do wprowadzania swojej firmy na rynek, planowania rozwoju firmy i przygotowywania się do przejęć, fuzji lub innych ważnych transakcji.
IPO
Składając wniosek o pierwszą ofertę publiczną, firmy muszą zgromadzić dużą liczbę dokumentów. Wiele z nich jest ściśle poufnych i wymaga zastosowania dodatkowego zabezpieczenia. Ponadto proces IPO często wymaga konsultacji z osobami trzecimi, co sprawia, że funkcje współpracy w pokoju danych stają się niezbędne.
12 powodów, dla których firmy wybierają wirtualne pokoje danych
1
Niezrównany poziom bezpieczeństwa poufnych dokumentów
2
Prosta organizacja i dystrybucja dokumentów
3
Scentralizowana przestrzeń robocza z przejrzystym przepływem pracy i większą odpowiedzialnością
4
Niższa cena w porównaniu z tradycyjnymi pokojami danych
5
Funkcjonalne rozwiązania do zdalnej współpracy i podejmowania decyzji
6
Przyspieszona realizacja transakcji, od badania due diligence do integracji
7
Inwestycja w pokój danych zabezpiecza wizerunek firmy jako wiarygodnej i zorientowanej na przyszłość
8
Wszechstronna dostępność danych i osób
9
Nieograniczone możliwości dla wszystkich typów projektów
10
Pokoje danych zazwyczaj nie wymagają dodatkowego sprzętu czy wtyczek
11
Możliwość skorzystania z wiedzy i doświadczenia dostawcy
12
Ulepszona komunikacja dzięki wbudowanym czatom, Q&A, rozmowom wideo itp.
Jakie są najważniejsze funkcje zapewniające bezpieczeństwo w wirtualnych pokojach danych?
Bezpieczeństwo danych jest głównym zmartwieniem wszystkich nowoczesnych firm. Wymóg stale aktualizowanej, niezawodnej ochrony skłania firmy do przechowywania poufnych danych w wirtualnych pokojach danych. Zaawansowane oprogramowanie pokoju danych gwarantuje, że pliki użytkowników będą bezpieczne na wielu poziomach.
Certyfikaty bezpieczeństwa
Renomowani dostawcy pokojów danych dbają o to, by ich produkty spełniały branżowe standardy bezpieczeństwa. Najlepszym sposobem na określenie, czy dostawca poważnie podchodzi do kwestii bezpieczeństwa, jest sprawdzenie posiadanych przez niego certyfikatów, takich jak ISO 27001, HIPAA czy SOC 2.
Bezpieczeństwo dostępu
Kolejnym poziomem ochrony danych jest kontrola nad tym, kto może mieć do nich dostęp i w jaki sposób jest upoważniony do interakcji z nimi. Bezpieczne współdzielenie plików w wirtualnych pokojach danych jest zapewnione przez przydzielanie określonych uprawnień w zależności od roli każdego z użytkowników.
Ta kategoria środków bezpieczeństwa pomaga chronić wrażliwe dane, monitorować wszystkie interakcje i zapobiegać zagrożeniom związanym z wyciekiem wewnętrznym.
Bezpieczeństwo dokumentów
Poza upewnieniem się, że dostęp do poufnych danych mają tylko wybrani użytkownicy, administratorzy mogą przypisać dodatkowe warstwy ochrony. Niektóre z przykładów zabezpieczeń dokumentów obejmują nadawanie uprawnień tylko do przeglądania, wyskakujące okienka NDA i szczegółowe śledzenie aktywności.
Bezpieczeństwo komunikacji
Oprócz ochrony plików wirtualne pokoje danych umożliwiają bezpieczną wymianę informacji, poprzez stworzenie bezpiecznego środowiska dla wszystkich rodzajów komunikacji. Przykładowo, użytkownicy mogą tworzyć grupy i omawiać pewne sprawy na osobności, podczas gdy wszystkie ich interakcje są zaszyfrowane.
Zaufany pokój danych to bezpieczna platforma, która pozwala użytkownikom bezpiecznie przechowywać i zarządzać poufnymi dokumentami. Najważniejszym aspektem jest wybór dostawcy, który zapewni wymagany zestaw funkcji bezpieczeństwa i odpowiedni poziom zgodności.
Jakie funkcje i cechy oferują wirtualne pokoje danych?
Wirtualne pokoje danych oferują swoim użytkownikom nieograniczony wachlarz możliwości. Istnieje jednak kilka kluczowych funkcji, które wnoszą największą wartość, są nimi:
Funkcje związane z zarządzaniem dokumentami
Wirtualne pokoje danych pozwalają użytkownikom na swobodny dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia czy miejsca. Cyfrowa przestrzeń eliminuje potrzebę przechowywania fizycznych egzemplarzy, zmniejszając koszty i wysiłek związany z utrzymaniem tradycyjnego archiwum. Dodatkowe funkcje, które ułatwiają użytkownikom zarządzanie dokumentami, to m.in:
Automatyczne indeksowanie
Natychmiastowy podgląd
Hosting dużych ilości danych
Uproszczone tworzenie folderów i systematyzowanie
Możliwość umieszczenia znaku wodnego
Zarządzanie użytkownikiem
Dobrze zaprojektowany pokój danych będzie miał kilka poziomów dostępu, które określają, jakiego rodzaju dane każdy użytkownik może pobrać i jakie działania może wykonać. Inne funkcje, które pomagają w zarządzaniu użytkownikami to:
Zaproszenia zbiorowe
Ustawienia grupowe i indywidualne
Zarządzanie cyfrowymi uprawnieniami w zależności od roli
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe przy każdym logowaniu
Łatwość użytkowania
Użytkownicy wirtualnego pokoju danych pochodzą z różnych środowisk technicznych, co oznacza, że oprogramowanie musi być na tyle proste, żeby każdy mógł z niego efektywnie korzystać. Dwa najważniejsze aspekty użyteczności to intuicyjny interfejs i możliwość wszechstronnego zastosowania, co oznacza kompatybilność ze wszystkimi systemami operacyjnymi, w tym Windows, Linux i macOS.
Innymi funkcjami, które zwiększają komfort użytkowania, są:
Wiele zintegrowanych i wspieranych języków
Zaawansowane wyszukiwanie
Możliwość dostosowania
Jedno logowanie do wielu projektów
Wysoki poziom dostępności
Raportowanie
Śledzenie aktywności i raportowanie pozwalają dokładnie sprawdzić liczbę użytkowników, którzy weszli w interakcję z określonymi dokumentami, ocenić ich zaangażowanie i w razie potrzeby przekierować przepływ pracy. Poniższe funkcje w największym stopniu wspierają osoby odpowiedzialne za zawieranie umów:
Szczegółowe rejestry audytowe
Infograficzna wizualizacja aktywności w pokojach danych
Dynamiczne znaki wodne
Powiadomienia o uzyskaniu dostępu
Komunikacja
Wirtualne pokoje danych umożliwiają kilka poziomów efektywnej komunikacji na odległość. Dzięki zastosowaniu odpowiedniej technologii użytkownicy mogą omawiać sprawy biznesowe za pomocą czatów, połączeń głosowych, e-maili i innych. Typowe funkcje, które usprawniają komunikację w pokoju danych to:
Narzędzia służące do współpracy, takie jak menedżer zadań z zadaniami do wykonania
Zintegrowana funkcja Q&A
Bezproblemowa adaptacja narzędzi do wysyłania wiadomości e-mail i ustalania harmonogramów z innymi firmami
Wsparcie klienta
Efektywny zespół obsługi klienta ma kluczowe znaczenie w udanym użytkowaniu pokoju danych. Najlepszym sposobem na ocenę jakości wsparcia klienta jest prośba o bezpłatne demo lub okres próbny i zwrócenie uwagi na takie funkcje jak:
Dostępność 24/7/365 poprzez czat na żywo, telefon lub e-mail
Dostępność w wielu językach
Wsparcie techniczne dla pojedynczego punktu kontaktowego (POC)
Połączenie wszystkich powyższych narzędzi stworzy solidne podstawy dla skutecznego użytkowania wirtualnego pokoju danych.
Jak uruchomić wirtualny pokój danych w 3 szybkich krokach
Po wybraniu odpowiedniego dostawcy pozostaje tylko skonfigurować wirtualny pokój danych na potrzeby nadchodzącej transakcji. Można to zrobić w trzech krokach.
Stwórz grupy i zaproś użytkowników
Stworzenie listy wszystkich potencjalnych użytkowników i podzielenie ich na grupy według ich roli w firmie lub wkładu w projekt znacznie przyspieszy proces wysyłania zaproszeń.
Ustaw uprawnienia
Podczas przydzielania uprawnień ważne jest znalezienie kompromisu pomiędzy bezpieczeństwem a wygodą. Oznacza to ustalenie warunków dostępu na podstawie obowiązków każdego użytkownika biorącego udział w projekcie.
Dodaj dokumenty i pliki
Ostatnim etapem jest umieszczenie treści w wirtualnym pokoju danych. Najłatwiejszym sposobem jest stworzenie struktury folderów, a następnie zbiorcze przesyłanie dokumentów.
Porównanie wirtualnych pokoi danych: jak wybrać wirtualny pokój danych
Wybór najlepszego wirtualnego pokoju danych może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli jesteś nowym użytkownikiem i nigdy wcześniej nie miałeś do czynienia z wirtualnymi pokojami danych.
Na rynku jest wielu dostawców pokoi danych, a każdy z nich ma swoje wady i zalety.
Jak zatem wybrać najlepszy pokój danych dostosowany do Twoich potrzeb? Oczywiście, powinieneś dokonać wyboru na podstawie Twoich potrzeb biznesowych.
Po pierwsze, określ, jakie masz cele i jakie rezultaty chcesz osiągnąć.
Po drugie, porównaj wirtualne pokoje danych w Internecie, biorąc pod uwagę takie kryteria, jak doświadczenie, model finansowy, zastosowane środki bezpieczeństwa, ilość miejsca do przechowywania danych itp.
Na co zwrócić uwagę podczas porównywania pokojów danych?
Skorzystanie z tabeli porównującej pokoje danych, którą zamieściliśmy powyżej, dzięki niej możesz znacznie zaoszczędzić czas potrzebny na analizę. Znajdziesz tam 10 najlepszych dostawców, którzy są liderami w branży. Po prostu polegaj na ocenach, recenzjach i komentarzach każdego dostawcy i zdecyduj, który z nich jest dla Ciebie najlepszy.
Możesz też samodzielnie porównać wirtualne pokoje danych.
O czym należy pamiętać, wybierając to rozwiązanie? Aby uzyskać szerszy obraz przy ocenie wirtualnych pokoi danych, zalecamy zwrócenie uwagi na poniższe kryteria:
Reputacja dostawcy
Przyjazność dla użytkownika
Zabezpieczenia dostępu
Funkcje zapewniające bezpieczeństwo dokumentów
Funkcje pozwalające zarządzać dokumentami
Możliwość tworzenia raportów i analiz
Unikalne cechy, które wyróżniają danego dostawcę
Jakość obsługi klienta
Cena
Omówmy teraz każdy z tych punktów bardziej szczegółowo i dla przykładu porównajmy ze sobą trzy, naszym zdaniem, najlepsze pokoje danych — iDeals, Citrix, and Datasite.
Regułą jest, że wiarygodni dostawcy pokoi danych cieszą się uznaniem swoich klientów.
Zatem, jeśli szukasz najlepszego wirtualnego pokoju danych, sprawdź opinie jego klientów.
W tym celu obserwuj popularne serwisy z recenzjami, takie jak Capterra czy G2. Zwróć też uwagę na ogólną ocenę, liczbę recenzji danego dostawcy i to, czy są one pozytywne, czy negatywne.
Jeśli chodzi o sprawdzonych przez nas dostawców, oto, czego się dowiedzieliśmy:
iDeals jest raczej popularny wśród swoich klientów. Większość opinii, które iDeals otrzymuje, jest pozytywna, a te z niższą oceną są raczej sugestiami niż negatywnymi doznaniami.
Liczba recenzji Citrix, jest nieco wyższa niż w przypadku iDeals, i są one w większości pozytywne. To zdecydowanie świadczy o popularności tego dostawcy. Jednak w porównaniu z Citrixem, iDeals nie ma żadnych jednogwiazdkowych recenzji.
Ogólne wrażenie wynikające z opinii użytkowników o Datasite jest głównie pozytywne. Nie zauważyliśmy żadnych opinii poniżej 4 gwiazdek. Jednak w porównaniu z iDeals i Citrix liczba opinii klientów jest dużo niższa. Możemy więc wnioskować, że chociaż jakość usług świadczonych przez Citrix jest wysoka, jego popularność dopiero rośnie.
Interfejs użytkownika Twojego przyszłego oprogramowania pokoju danych jest ważniejszy, niż Ci się wydaje.
Poruszanie się po wirtualnym pokoju danych musi być łatwe, niezależnie od Twojego technicznego doświadczenia. Nie chodzi tylko o jego wygląd. Ważny jest też sposób prezentacji wszystkich informacji, organizacja folderów i możliwość ich automatycznej organizacji.
Oto co użytkownicy mówią o użyteczności iDeals, Citrix i Datasite:
Prostota obsługi to najczęstsza rzecz wymieniana przez wszystkich obecnych i byłych klientów iDeals. Możemy się do tego odnieść. Oprogramowanie jest niezwykle przyjazne dla użytkownika. Łatwo je skonfigurować i poruszać się po nim. Nie ma żadnych dodatkowych wtyczek ani oprogramowania, które trzeba pobrać, aby uruchomić iDeals. To sprawia, że jest ono jeszcze bardziej atrakcyjne dla użytkowników.
Z kolei kilku klientów wskazuje, że Citrix mógłby być bardziej użyteczny. Wspominają między innymi o pewnych niedogodnościach związanych z integracją z Outlookiem i uważają, że nawigacja jest skomplikowana.
Nie ma zbyt wielu opinii o Datasite, aby móc określić ogólne wrażenia użytkowników, ale wszystkie dostępne chwalą jego przyjazność. My też możemy to potwierdzić. Oprogramowanie jest nowoczesne i ma intuicyjny interfejs. Łatwo je skonfigurować, udostępniać pliki i poruszać się po nich.
Podstawowym celem korzystania z wirtualnego pokoju danych jest prawdopodobnie dzielenie się poufnymi plikami z wieloma osobami.
Oczywiście ważne jest, abyś mógł kontrolować, jakie uprawnienia ma każdy z użytkowników wirtualnego pokoju danych.
Najlepsze pokoje danych oferują takie podstawowe funkcje jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe, zróżnicowane uprawnienia użytkowników i inne.
iDeals jest dostawcą, który oferuje minimum funkcji zabezpieczających dostęp. Oferuje jednak możliwość podszywania się pod użytkownika, zarządzanie urządzeniami mobilnymi, kontrolę i wygaszanie dostępu oraz ograniczenie czasu i adresów IP.
Citrix również wydaje się zdobywać uznanie klientów, jeśli chodzi o funkcje zabezpieczenia dostępu. Klienci nie zgłaszają żadnych konkretnych problemów z ustawianiem praw dostępu. Najbardziej spodobało nam się to, że w Citrixie można ustawić dostęp tylko do przeglądania danego pliku, tak aby nikt nie mógł go edytować.
Datasite pozwala też kontrolować wszystkie uprawnienia użytkowników i chronić dane przed niepożądanym przeglądaniem.
Bezpieczeństwo poufnej dokumentacji to pierwsza rzecz, jakiej oczekuje się od dostawcy pokoju danych. Wszystkie firmy oferujące wirtualny pokój danych zapewniają bezpieczeństwo Twoich dokumentów za pomocą różnych funkcji. Do najpopularniejszych należą dynamiczne znaki wodne, redagowanie i inne.
Dokładnie sprawdziliśmy, co do zaoferowania mają dostawcy pokoi danych, którzy znaleźli się w pierwszej trójce, i oto są nasze spostrzeżenia:
iDeals wydaje się mieć wszystkie niezbędne funkcje, a nawet więcej. Poza znakami wodnymi i możliwością redagowania dokumentów dostępne są także: bezpieczna przeglądarka arkuszy kalkulacyjnych, ograniczone przeglądanie i zdalne niszczenie plików. Jako potencjalni subskrybenci cieszymy się, że dostawca zwraca tak dużą uwagę na ochronę poufnych informacji.
Klienci Citrix są również zadowoleni z poziomu zabezpieczenia dokumentów, jaki zapewnia ten producent. Większość recenzji podkreśla, że zabezpieczenia są zdecydowanie mocną stroną tego oprogramowania. Mimo to zakres funkcji związanych z bezpieczeństwem danych nie jest tak zróżnicowany, jak w przypadku iDeals.
Zamiast wdrażać wiele zabezpieczeń dokumentów, Datasite skupia się na kilku głównych funkcjach, z których kluczową jest redakcja AI. Jednym kliknięciem można łatwo zredagować informacje związane z RODO. Dla niektórych jest to wystarczające. Ale naszym zdaniem nie zaszkodziłoby kilka ulepszeń w kwestii bezpieczeństwa dokumentów.
Przesyłając duże ilości danych, Ty i inni użytkownicy musicie mieć możliwość łatwego nawigowania i zarządzania wszystkimi plikami.
Jak porównywać wirtualne pokoje danych, jeżeli chodzi o funkcje zarządzania danymi? Oczywiście zakres funkcji, jakich należy oczekiwać od konkretnego dostawcy, będzie zależał głównie od wielkości Twojej firmy. Na przykład, jeśli prowadzisz firmę, która rozpoczyna działalność, ilość dokumentacji będzie znacznie mniejsza niż w przypadku dużego przedsiębiorstwa. Dlatego nie będziesz potrzebować wielu narzędzi do zarządzania danymi.
Dokładnie sprawdziliśmy, jak iDeals, Citrix i Datasite zarządzają dokumentami, które ich klienci przechowują w pokoju danych.
Z listy funkcji związanych z zarządzaniem dokumentami, jakie oferuje iDeals, jasno wynika, że to oprogramowanie będzie doskonale pasowało do potrzeb firm dowolnej wielkości. Producent oferuje możliwość przesyłania dokumentów metodą „przeciągnij i upuść”, automatyczne numerowanie, wyszukiwanie pełnotekstowe, optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), wiele integracji i inne. Możesz również przesyłać pliki w ponad 25 formatach, co znacznie upraszcza pracę.
Citrix stara się również ułatwić klientom zarządzanie dokumentami za pomocą takich funkcji, jak wyszukiwanie pełnotekstowe, szablony tworzenia folderów i wersjonowanie plików. Chociaż te narzędzia są w zupełności wystarczające, duże firmy mogą potrzebować nieco szerszego zestawu funkcji.
W porównaniu do Citrix Datasite jest bardziej uniwersalny. Dowiedzieliśmy się, że użytkownicy mogą zarządzać swoimi plikami za pomocą wielojęzycznego wyszukiwania (około 16 języków), OCR, podglądu plików, inteligentnych kategorii AI, a nawet tłumaczenia dokumentów. Oznacza to, że zarówno małe, jak i duże firmy mogą łatwo nawigować po dużej ilości danych.
Możliwość śledzenia wszystkich działań w wirtualnym pokoju danych w trakcie projektu znacznie zwiększa jego efektywność.
Sprawdź, jakie funkcje związane z analizą i raportami oferuje dany dostawca i zdecyduj, w jaki sposób te usługi odpowiadają potrzebom Twojej firmy.
Na podstawie naszych badań możemy potwierdzić, że iDeals rozumie potrzebę kontrolowania aktywności użytkowników. Korzystając z wirtualnego pokoju danych iDeals, możesz rejestrować każdą czynność wykonywaną na Twoich plikach. Odbywa się to za pomocą pełnej historii audytu, kodowanych kolorami raportów oraz raportów przeglądowych dla grup.
Choć Citrix oferuje tylko kilka opcji związanych z raportowaniem, to jednak pozwalają one na efektywne monitorowanie użytkowników. W sekcji analitycznej można zobaczyć statystyki dotyczące najbardziej aktywnych użytkowników, najczęściej przeglądanych dokumentów, ostatnich wyszukiwań i najdłużej przeglądanych dokumentów.
Naszym zdaniem możliwości Datasite w zakresie raportowania i analizy nie są tak różnorodne, jak w przypadku iDeals, ale i tak są skuteczne. Masz możliwość szczegółowego raportowania aktywności na pulpicie nawigacyjnym i to wystarcza, żeby śledzić, w jakim kierunku zmierza Twój projekt i jak szybko się rozwija.
Jeśli trudno jest Ci się zdecydować, zwróć uwagę na to, co wyróżnia każdego dostawcę wirtualnego pokoju danych. Z reguły każde oprogramowanie VDR ma pewne unikalne cechy, których nie oferują inni dostawcy.
Po dokładnym porównaniu wirtualnych pokoi danych oto, czego dowiedzieliśmy się o iDeals, Citrixie i Datasite.
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że iDeals oferuje dość podstawowe funkcje. Właśnie to czyni tego dostawcę wyjątkowym. iDeals skupia się na jakości doświadczeń użytkownika, a nie na ich wyjątkowości. Zapewnia wygodne korzystanie z podstawowych funkcji związanych z bezpieczeństwem i zarządzaniem, ale w porównaniu z innymi dostawcami znacznie je wzbogaca. Obejmuje to pełne dostosowanie do potrzeb użytkownika, niezwykłą łatwość obsługi, różne narzędzia zabezpieczające i wiele innych.
Jeśli chodzi o Citrix, to oferuje on Citrix ShareFile StorageZone Connectors. Funkcja ta pozwala użytkownikom mobilnym tworzyć bezpieczne połączenia z istniejącymi sieciami CIFS i bibliotekami dokumentów SharePoint.
Datasite wyróżnia się swoim Sandboxem (folderem etapowym). Jest to w zasadzie osobna przestrzeń przed i w trakcie okresu live, gdzie możesz organizować nowe dokumenty z pominięciem drugiej strony.
Szukając najlepszego wirtualnego pokoju danych, warto zwrócić uwagę na jakość obsługi klienta, jaką zapewnia dany dostawca.
Zwróć uwagę na to, jakie drogi kontaktu są dostępne, jak szybko otrzymujesz odpowiedź i jak kompetentny jest zespół.
Większość użytkowników iDeals twierdzi, że wsparcie techniczne było znakomite. My również możemy to potwierdzić. Próbowaliśmy skontaktować się z zespołem pomocy technicznej za pośrednictwem wszystkich trzech dostępnych opcji kontaktu: czatu, poczty elektronicznej i telefonu. Szybkość odpowiedzi na czacie wynosiła zaledwie 15 sekund, co mówi wyraźnie o podejściu zorientowanym na klienta.
Z drugiej strony, doświadczenia z Citrix nie są aż tak przyjemne. Oprogramowanie nie ma opcji czatu na stronie internetowej, więc jeśli masz pilny problem, możesz nie uzyskać pomocy na czas. Mimo to jakość wsparcia jest niepodważalna — członkowie zespołu wsparcia dysponują wiedzą i są gotowi do udzielenia pomocy w każdej chwili.
Wsparcie techniczne Datasite również wydaje nam się nienaganne, choć brakuje czatu online. Obsługa jest dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i można się z nią skontaktować przez e-mail lub telefon. Użytkownicy podkreślają, że ich doświadczenia z obsługą były przyjemne, a kierownik był pomocny.
Naturalnie cena jest jednym z kluczowych czynników, które wpływają na decyzję.
Modele opłat stosowane przez nowoczesnych dostawców wirtualnych pokoi danych są bardzo różne, dlatego warto skupić się na swoich potrzebach i upewnić się, że stosunek ceny do jakości jest uzasadniony.
Oto, czego dowiedzieliśmy się o cenach w serwisach iDeals, Citrix i Datasite.
W zależności od potrzeb biznesowych iDeals oferuje trzy plany subskrypcji. Możesz sprawdzić szczegóły dotyczące tego, co wchodzi w skład każdego planu, co pomaga podjąć właściwą decyzję. Jedyne, czego nam brakowało, to informacji o cenach na oficjalnej stronie — aby poznać koszty, musieliśmy skontaktować się z obsługą.
Z drugiej strony, Citrix posiada przejrzystą politykę cenową. Udało nam się dowiedzieć nie tylko, jakie funkcje zawiera każdy z czterech planów, ale także poznać dokładną cenę za miesiąc.
Ceny Datasite nie są tak jasne na pierwszy rzut oka. Aby uzyskać jakiekolwiek informacje o cenach, musieliśmy skontaktować się z działem wsparcia i sprzedaży, ponieważ na oficjalnej stronie internetowej nie ma nic na temat cen.
Biorąc pod uwagę powyższe szczegółowe porównanie iDeals, Citrix i Datasite, widać, że każdy z dostawców ma swoje zalety i wady.
Wybierając wirtualny pokój danych, skup się przede wszystkim na potrzebach Twojej firmy i zwróć uwagę na czynniki, które uwzględniliśmy podczas porównywania tych trzech dostawców.
FAQ
1. iDeals
Wygodny i elastyczny VDR, który zaspokoi potrzeby dużych i małych firm z różnych branż
Aby zapewnić Ci jak najlepsze doświadczenia na naszej stronie, używamy plików cookie. Kontynuując korzystanie z tej strony, wyrażasz zgodę na używanie plików cookie.
