Informacje o Ideals Virtual Data Room

Ideals to zorientowany na klienta dostawca wirtualnych pokojów danych, który zapewnia nienaganną obsługę klienta, łatwość użytkowania i bezpieczeństwo na poziomie bankowym. Dzięki takim funkcjom, jak wbudowane redagowanie, szczegółowa kontrola dostępu i zaawansowane przepływy pytań i odpowiedzi, Ideals pomaga firmom rozwijać się, wyróżniać oraz być skutecznymi i dochodowymi. Ideals jest niezwykle łatwy w konfiguracji i dostosowywaniu, a ich całodobowa obsługa klienta jest zawsze dostępna, aby zapewnić użytkownikom nieskazitelną obsługę za pośrednictwem czatu w aplikacji, telefonu i poczty e-mail.

Wirtualny pokój danych Ideals ma na celu zwiększenie wydajności i rentowności firm użytkowników. Takie zorientowane na biznes i klienta podejście jasno wynika z misji firmy – “tworzenie większego dobrobytu na świecie poprzez przyspieszenie podejmowania kluczowych decyzji biznesowych“.

Siedziba firmy znajduje się w Londynie, w Anglii. Jednak Ideals posiada również biura w Nowym Jorku, Dubaju, Hongkongu, Kijowie, São Paulo i Melbourne;

Użytkownicy Ideals wskazują, że szczególnie podoba im się obsługa klienta świadczona przez firmę, łatwość korzystania z wirtualnego pokoju danych, różnorodność oferowanych funkcji i ich opłacalność.

Zespół obsługi klienta Ideals może pochwalić się nienaganną obsługą – a 25-sekundowy czas reakcji na telefon, 30-sekundowy czas reakcji na czacie i 30-minutowy czas reakcji na e-mail. Dodatkowo oferuje szkolenia na żywo z ekspertami, dedykowany zespół zarządzania projektami i wsparcie na czacie w aplikacji 24/7. Co więcej, zespół wsparcia mówi w 13 językach, więc użytkownicy z całego świata mogą być pewni, że zostaną wysłuchani, zrozumiani i otrzymają pomoc.

Oprócz oprogramowania wirtualnego pokoju danych, Ideals oferuje również inny produkt – Ideals Board. Jest to oprogramowanie do zarządzania zarządem, którego celem jest poprawa komunikacji zarządu i zwiększenie efektywności spotkań zarządu.

Wszyscy nowi klienci Ideals mogą skorzystać z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego w celu przetestowania wszystkich funkcji wirtualnego pokoju danych. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat cen i spersonalizowaną ofertę, użytkownicy mogą skontaktować się z przedstawicielem handlowym.

Plany cenowe

Ideals ma model cenowy oparty na subskrypcji z trzema wygodnymi planami: Pro, Business i Enterprise. Potencjalni klienci mogą skontaktować się z przedstawicielem handlowym w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat cen i spersonalizowanej oferty.

Zakres funkcji i usług różni się w zależności od subskrypcji, ponieważ każdy plan został zaprojektowany tak, aby pasował do różnych potrzeb projektu lub transakcji. To jest właśnie to, co wiąże się z planami subskrypcji:

Niezależnie od wybranego planu subskrypcji, wszyscy klienci otrzymują:

• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe
• Szczegółowe ścieżki audytu i raporty
• Zdalne rozdrabnianie 
• Wyróżniający się branding
• Centra danych z certyfikatami SOC 1/2/3 i ISO 27001:2013

Ponadto wszyscy potencjalni klienci Ideals mogą skorzystać z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.

Jednak, zgodnie z oczekiwaniami, liczba funkcji różni się w zależności od planu subskrypcji. Poniższa tabela pokazuje, jakie funkcje są zawarte w subskrypcjach Pro, Business i Enterprise.

	Pro	Business	Enterprise
Obsługa klienta	Standard	Premium	Premium
Poziom wsparcia	Standard 24/7: e-mail, czat, telefon	Premium 24/7: e-mail, czat, telefon	Dedykowany zespół
Okres przygotowawczy/próbny	30 dni	30 dni	Bez ograniczeń
Szkolenie na żywo z ekspertem	1 godzina na projekt	Bez ograniczeń ze wspólnymi ekspertami	Bez ograniczeń z dedykowanym ekspertem
Konfiguracja pokoju danych	❌	❌	✅
Dedykowany zespół projektowy	❌	❌	✅
Bezpieczeństwo	Standard	Standard	Zaawansowane
Wbudowana redakcja	✅	✅	✅
Wygaśnięcie dostępu według czasu	✅	✅	✅
Wygaśnięcie dostępu według adresu IP	❌	✅	✅
Logowanie do pokoju danych z własnej strony internetowej	❌	✅	✅
Widok ogrodzenia	✅	✅	✅
Zarządzanie dokumentami	Standard	Zaawansowane.	Zaawansowane
Automatyczna numeracja indeksów	✅	✅	✅
Wyszukiwanie pełnotekstowe	✅	✅	✅
Optyczne rozpoznawanie znaków	✅	✅	✅
Etykiety dokumentów	❌	✅	✅
Współpraca i raportowanie	Standard	Zaawansowane.	Zaawansowane.
Śledzenie aktywności użytkownika	✅	✅	✅
Szczegółowa ścieżka audytu	✅	✅	✅
Uwagi i komentarze	✅	✅	✅
Q&A	Standardowe przepływy pracy	Standardowe przepływy pracy	Zaawansowane przepływy pracy
Dostosowanie i integracje	Standard	Zaawansowane.	Zaawansowane.
Niestandardowy branding	Standard	Zaawansowany	Pełny
Niestandardowe warunki dostępu i umowa o zachowaniu poufności	✅	✅	✅
Integracja pojedynczego logowania	❌	❌	✅
Klucze szyfrowania zarządzane przez klienta	❌	❌	✅

Obsługa klienta

Jakość obsługi klienta jest tym, co Ideals traktuje jako najwyższy priorytet, a pozytywne opinie użytkowników na zaufanych platformach, takich jak G2 i Capterra to potwierdzają. Na przykład obsługa klienta Ideals oferuje:

• Wsparcie czatu na żywo w aplikacji. Użytkownicy mogą uzyskać pomoc z poziomu aplikacji za pośrednictwem czatu na żywo.
• Wielojęzyczne wsparcie. Zespół obsługi klienta Ideals posługuje się 13 językami.
• Dostępność 24/7/365. Wszystkie zapytania użytkowników są szybko rozwiązywane o każdej porze dnia.
• 30-minutowy czas odpowiedzi na wiadomość e-mail.  Zespół pomocy technicznej Ideals zazwyczaj zajmuje się sprawami i odpowiada na nie w ciągu 30 minut za pośrednictwem poczty elektronicznej.
• 30-sekundowy czas odpowiedzi na czacie. Odpowiedź za pomocą funkcji czatu jest bardzo szybka – użytkownicy otrzymują odpowiedzi od członka zespołu wsparcia w ciągu 30 sekund.
• 25-sekundowy czas wsparcia telefonicznego. Kontaktując się z obsługą klienta przez telefon, użytkownicy otrzymują odpowiedź w ciągu 25 sekund;
• Szkolenie na żywo z ekspertem. Ideals dba o to, aby wszyscy użytkownicy wiedzieli, jak korzystać z wirtualnego pokoju danych, zapewniając specjalistyczne szkolenia na żywo.
• Centrum pomocy z przewodnikami i szczegółową sekcją FAQ. Najczęściej zadawane pytania i typowe sytuacje są szczegółowo wyjaśnione. 
• Dedykowany kierownik projektu lub zespół. Ideals oferuje dedykowanych kierowników projektów lub zespoły, aby uprościć zarządzanie projektami dla klientów.
• Okres przygotowawczy/próbny. Ideals oferuje bezpłatny 30-dniowy okres próbny w celu przetestowania wirtualnego pokoju danych lub przygotowania się do jego aktywnego użytkowania.

Funkcje bezpieczeństwa dokumentów

Zasadniczo wszystkie funkcje bezpieczeństwa zapewniane przez wirtualny pokój danych Ideals można podzielić na trzy główne kategorie: bezpieczeństwo dokumentów, bezpieczeństwo dostępu oraz zgodność i certyfikaty bezpieczeństwa. Poniżej wymieniamy główne cechy każdej z tych kategorii.

Bezpieczeństwo dokumentów

• Wbudowana redakcja. Ta funkcja umożliwia zaciemnienie niektórych obszarów tekstu/dokumentu lub obrazów, które zawierają wysoce poufne lub umożliwiające identyfikację osoby informacje.
• Remote shred and no-plugin IRM. Funkcja ta umożliwia włączenie szyfrowania plików podczas ich otwierania lub pobierania.
• Widok ogrodzenia. Widok ogrodzenia tworzy cyfrowe ogrodzenie, które uniemożliwia użytkownikowi zobaczenie całego pliku, a tym samym skopiowanie pliku lub wykonanie zrzutów ekranu.
• Dynamiczne znaki wodne. Za każdym razem, gdy dokument jest przeglądany, drukowany lub pobierany, znaki umożliwiające identyfikację osoby automatycznie nakładają się na plik, zapewniając dodatkową warstwę zabezpieczeń.
• Secure Spreadsheet Viewer. Unikalna dla Ideals funkcja umożliwia bezpieczne przeglądanie i analizowanie plików Excel. Spreadsheet Viewer pobiera, odszyfrowuje, stosuje znaki wodne i wyświetla dokumenty w dowolnej przeglądarce internetowej w oryginalnym i bezpiecznym pliku Excel – zamiast konwertować go do formatu PDF.
• Granularne uprawnienia do dokumentów. Dzięki tej funkcji administratorzy wirtualnego pokoju danych mogą określać uprawnienia dostępu dla każdego pojedynczego dokumentu lub folderu. Ideals oferuje osiem poziomów uprawnień granularnych: Brak, Widok ogrodzenia, Widok, Pobierz zaszyfrowany plik PDF, Drukuj, Pobierz plik PDF, Pobierz oryginał, oraz Prześlij..

Bezpieczeństwo dostępu

• Czasowe i IP ograniczenie dostępu. Dzięki tej funkcji administratorzy mogą ograniczyć dostęp do wirtualnego pokoju danych z określonych adresów IP i przez określony czas.
• Kontrola dostępu i wygaśnięcie. Ta funkcja umożliwia ustawienie dat wygaśnięcia dostępu do plików i określenie czasu trwania sesji użytkownika. Dodatkowo administratorzy mogą skonfigurować zasady bezpieczeństwa dotyczące siły hasła.
• Granularne uprawnienia użytkowników. Funkcja ta umożliwia administratorom zarządzanie uprawnieniami dostępu użytkowników w oparciu o ich rolę w projekcie. Istnieją dwie główne grupy użytkowników – Administratorzy i Użytkownicy. Ustawienie uprawnień użytkowników pozwala określić, którzy użytkownicy mogą bezpiecznie przeglądać, pobierać pliki PDF, drukować, pobierać oryginały i edytować pliki w wirtualnym pokoju danych.
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Funkcja ta pozwala aktywować dodatkowy krok bezpieczeństwa dla wszystkich użytkowników VDR. Użytkownicy muszą zweryfikować swoją tożsamość, wprowadzając kod weryfikacyjny SMS lub kod z aplikacji uwierzytelniającej, aby uzyskać dostęp do wirtualnego data roomu.
• Podszywanie się pod użytkownika. Ta funkcja pozwala administratorom na podwójne sprawdzenie, czy niektórzy użytkownicy mają prawidłowe prawa dostępu w trybie “Wyświetl jako”. Innymi słowy, pozwala administratorom przeglądać dokumenty z perspektywy konkretnego użytkownika.
• Zarządzanie urządzeniami mobilnymi. Funkcja ta pozwala kontrolować dostępność poufnych dokumentów i zarządzać funkcjami zabezpieczeń na urządzeniach mobilnych określonych użytkowników.

Zgodność i certyfikaty bezpieczeństwa

• GDPR. Jest to prawo UE i jest uważane za jedno z najsurowszych przepisów dotyczących prywatności i bezpieczeństwa na świecie. Pomaga chronić mieszkańców UE i organizacje przed naruszeniami danych z dowolnego miejsca na świecie.
• CCPA. Jest to ustawa stanowa, która zwiększa ochronę konsumentów i prawa do prywatności dla mieszkańców Kalifornii w Stanach Zjednoczonych.
• SOC 1/2/3. Dostępność zgodności z SOC zapewnia bezpieczne zarządzanie danymi użytkowników oraz ochronę ich prywatności i interesów;
• HIPAA. HIPAA zapewnia bezpieczeństwo i poufność informacji dotyczących opieki zdrowotnej.
• ISO 27001. Jest to międzynarodowy standard zarządzania bezpieczeństwem informacji, który odnosi się do trzech wymiarów bezpieczeństwa informacji: poufności, integralności i dostępności.

Funkcje zarządzania użytkownikami

Lista funkcji zarządzania użytkownikami oferowanych przez Ideals obejmuje następujące elementy:

• Zaproszenie pojedynczego/wielokrotnego użytkownika. Dzięki tej funkcji administratorzy mogą zapraszać użytkowników do wirtualnego pokoju danych pojedynczo lub w grupach liczących setki, a nawet tysiące, w razie potrzeby, za pomocą kilku kliknięć.
• Szczegółowe uprawnienia użytkowników. Administratorzy wirtualnego pokoju danych mogą zarządzać prawami dostępu użytkowników, przypisując ich do grupy Administratorzy lub Użytkownicy i konfigurując określone uprawnienia dostępu, takie jak przeglądanie, tworzenie notatek, przeglądanie raportów i zarządzanie pytaniami i odpowiedziami.
• Uprawnienia programu Excel. Funkcja ta umożliwia skonfigurowanie dwóch specjalnych uprawnień do wyświetlania plików programu Excel – Wyświetlanie programu Excel z formułami oraz Wyświetlanie programu Excel bez formuł.
• Powiadomienia. Dzięki tej funkcji administratorzy otrzymują powiadomienia za każdym razem, gdy dokumenty są usuwane lub przesyłane, a także o aktywności Q&A. 
• Konfiguracja grup. Ta funkcja pozwala administratorom łatwo zarządzać uprawnieniami dostępu użytkowników, dzieląc ich na grupy o różnych poziomach dostępu – Administratorzy i Użytkownicy.

Funkcje zarządzania dokumentami

Ideals umożliwia użytkownikom szybkie i łatwe zarządzanie dużymi ilościami danych dzięki następującym funkcjom:

• Przeciągnij i upuść oraz przesyłaj zbiorczo. Funkcja ta umożliwia populację danych jednym kliknięciem. Oznacza to, że użytkownicy mogą przesyłać wiele plików do wirtualnego pokoju danych, przeciągając i upuszczając je z komputera do okna przesyłania.
• Obsługa wielu formatów. Ideals konwertuje ponad 25 formatów plików na wersje chronione do przeglądania online w pokoju danych. Użytkownicy Ideals mogą jednak przesyłać pliki w dowolnym formacie;
• Etykiety plików. Administratorzy wirtualnych pokojów danych mogą oznaczać pliki i foldery etykietami, kategoryzując je w ten sposób i znacznie przyspieszając i ułatwiając wyszukiwanie dokumentów.
• Automatyczna numeracja indeksów. Podczas przesyłania dużych ilości danych do wirtualnego pokoju danych wszystkie pliki są automatycznie indeksowane i numerowane w kolejności.
• Wyszukiwanie pełnotekstowe. Funkcja wyszukiwania pełnotekstowego jest reprezentowana przez technologię optycznego rozpoznawania znaków (OCR), która pozwala na szybkie znalezienie określonych informacji poprzez proste wprowadzenie słów kluczowych i zastosowanie wielu filtrów wyszukiwania.
• Integracja z Eksploratorem Windows. Ideals zapewnia synchronizację zawartości pokoju danych z pulpitem, udostępnionym folderem, FTP lub firmową pamięcią masową.

Dodatkowe funkcje

Oprócz funkcji wymienionych powyżej, Ideals oferuje również różne dodatkowe funkcje, które zapewniają łatwe korzystanie z VDR, współpracę przy projektach oraz kontrolę nad bezpiecznym środowiskiem VDR i aktywnością użytkowników. Przyjrzyjmy się funkcjom Ideals w zakresie raportowania, dostosowywania i Q&A.

Raportowanie

• Pełne ścieżki audytu. Dzięki funkcji ścieżek audytu każde działanie podjęte w wirtualnym pokoju danych jest rejestrowane. Dzięki temu administratorzy mogą otrzymywać raporty w formacie PDF, Excel lub w wersji do druku.
• Śledzenie aktywności użytkownika. Ideals pozwala administratorom monitorować działania użytkowników, w tym historię wyszukiwania. Mogą oni nawet sprawdzić, jak długo dany plik był przeglądany przez konkretnego użytkownika.
• Raporty przeglądu grupy. Funkcja ta umożliwia administratorom łatwe śledzenie aktywności grupy w pokoju danych. Administratorzy otrzymują różne informacje, takie jak liczba zaproszonych użytkowników, liczba zalogowanych użytkowników, liczba dokumentów, do których uzyskano dostęp oraz liczba opublikowanych pytań i odpowiedzi.
• Raporty kodowane kolorami. Ta funkcja graficznie pokazuje, która grupa użytkowników jest najbardziej aktywna i jakie sekcje pokoju danych najbardziej ich interesują.

Dostosowanie

Ideals pozwala klientom spersonalizować ich wirtualny pokój danych, oferując szereg opcji dostosowywania, w tym następujące:

• Znaki wodne
• Nagłówek i stopka
• Logo
• Etykiety dokumentów
• Warunki dostępu
• Ustawienia języka
• Ogólne funkcje pokoju danych
• Archiwizacja projektów

Q&A

Sekcja Q&A pozwala użytkownikom VDR na interakcję w ważnych kwestiach i szybkie rozwiązywanie pytań dzięki następującym funkcjom Ideals Q&A:

• Dostosowywany przepływ pracy i role Q&A. Ideals pozwala użytkownikom dostosować przepływ pracy Q&A i role w zależności od potrzeb transakcji lub projektu.
• Przypisanie do eksperta. Publikując pytanie, użytkownik może przyporządkować je do najbardziej odpowiedniego tematu, na przykład: Prawne, Podatkowe, Intelektualne, Marketingowe lub Finansowe. W związku z tym administrator może przypisać pytanie do odpowiedniego eksperta lub pytanie może zostać przypisane automatycznie.
• Dyskusja na żywo. Użytkownicy Ideals mogą bezpiecznie wchodzić ze sobą w interakcje na chronionym forum na żywo z określonymi uprawnieniami dostępu dla każdej osoby. Każdy, kto ma uprawnienia, może uzyskać dostęp do różnych wątków i publikować odpowiedzi.
• FAQs. Funkcja ta umożliwia przygotowanie listy najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi na nie, dzięki czemu użytkownicy mogą się do nich odwoływać w razie problemów. Może to znacznie poprawić współpracę nad transakcją lub projektem i ułatwić jej zamknięcie.
• Status pytania.  Administrator lub przypisany ekspert może dodać status do każdego opublikowanego pytania. Pomaga to zaoszczędzić czas administratora lub eksperta i usprawnia współpracę nad transakcją lub projektem. Statusy pytań oferowane przez Ideals to Przesłana odpowiedź, Zamknięte i Otwarte.
• Raporty Q&A. Funkcja ta pozwala na uzyskanie szczegółowych raportów na temat całej komunikacji Q&A. Jest to szczególnie przydatne do celów prawnych. Raport Q&A można wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego;
• Granularny dostęp do wątków. Dzięki tej funkcji administratorzy mogą kontrolować dostęp do poufnych dyskusji, zapewniając granularny dostęp do wątków i załączników. W ten sposób użytkownicy mają dostęp tylko do forów, w których uczestniczą.

FAQ