Wirtualny pokój danych dla fuzji i przejęć

Czym są fuzje i przejęcia?

Fuzja i przejęcie polega na tym, że dwie firmy łączą się w jedną. Procedura może trwać od kilku miesięcy do kilku lat i składa się z fazy eksploatacyjnej, wyceny oraz integracji po połączeniu.

Faza eksploracyjna

Na początku procesu przejęcia, sprzedający ustala czego oczekuje od połączenia i ustala kryteria dla potencjalnych kupujących. Następnie kontaktuje się z firmami spełniającymi kryteria, przeprowadza analizę i wybiera odpowiedniego kandydata.

Wycena

Kiedy potencjalny kupujący zaakceptuje ofertę, przeprowadza dokładną analizę majątku sprzedawanej firmy, jej należności, finansów, pracowników i innych. Celem tego jest upewnienie się, że transakcja przyniesie spodziewane korzyści.

Integracja

Po pomyślnym badaniu due diligence proces integracji łączy dwie firmy w jedną. Strony łączą swoje bazy wiedzy, łączą technologie i systemy, decydują o wspólnych procedurach i strukturze, organizują działy i inne.

Jak wirtualny pokój danych może poprawić jakość połączenie

Zwiększona ochrona

Poziom bezpieczeństwa oferowany przez najlepsze wirtualne pokoje danych w przypadku fuzji i przejęć jest bardzo podobny do tego, w jaki sposób instytucje finansowe chronią swoje aktywa.

Pokój danych szyfruje twoje dane i implementuje najnowsze cybertechnologie zgodnie z międzynarodowymi standardami. Technologie te obejmują zabezpieczenia od firewalli do dwustopniowej autoryzacji. Dzięki spersonalizowanym upoważnieniom możesz zadecydować, które strony będą miały dostęp, do których dokumentów.

Redukuje czas i koszt

Kiedy twój pokój danych działa na bieżąco, nie musisz wydawać fortuny na fizyczny bank danych. Nie wspominając już o tym, że kupujący zaoszczędzą pieniądze na dojazdach.

Różne funkcje sprawiają, że VDR automatyzuje wiele procesów i sprawi, że zarządzanie dokumentami będzie szybsze i mniej problematyczne. Dodatkowo, możesz zajmować się kilkoma transakcjami jednocześnie w swoim wirtualnym miejscu pracy.

Poprawia komunikację

Mając wszystkie potrzebne dokumenty pod ręką, kupujący nie będą musieli przyjeżdżać do twojego biura za każdym razem, kiedy będą potrzebowali jakiegoś dodatkowego dokumentu. Będą mogli zwrócić się do ciebie z pytaniem w dowolnym momencie. Pozwoli ci to na współpracę z firmami z całego świata. Możesz również przyspieszyć komunikację dzięki zakładce z pytaniami i odpowiedziami.

Jak przygotować wirtualny pokój danych

Przesyłanie plików

Z odpowiednim dostawcą przygotowanie wirtualnego pokoju danych jest niezwykle proste i szybkie. Po prostu przeciągasz pliki i foldery i upuszczasz je w oknie do przesyłania. Musisz się tylko upewnić, że dokumenty są aktualne i dokładne.

Usystematyzowanie bazy danych

Aby pozwolić kupującym łatwe znalezienie dokumentów, powinieneś odpowiednio uporządkować swoją bazę dokumentów. Utwórz osobny folder z wszystkimi nie poufnymi dokumentami dostępnymi dla wszystkich zainteresowanych i folder ze szczególnie wrażliwymi danymi wymaganymi przez zarząd przed zamknięciem transakcji.

Zapraszanie stron do pokoju danych

Kiedy twoja baza będzie gotowa, zaproś do niej udziałowców. Niezależnie od ilości użytkowników których zaprosisz, pokój danych pozwoli każdemu z nich przypisać odpowiednie uprawnienia do przeglądania, pobierania i drukowania dokumentów. W ten sposób będziesz mógł przyspieszyć proces i uniknąć ryzyka wycieku dokumentów.

Rzeczy, na które zwrócić uwagę przy wyborze wirtualnego pokoju danych do fuzji i przejęć

data rooms M&A

Bezpieczeństwo

Mimo że wirtualne pokoje danych są znane z wysokiego poziomu bezpieczeństwa, to poziom ten różni się w zależności od dostawcy. Upewnij się więc, że twój dostawca VDR zapewnia pełen wachlarz funkcji jak:

  • Dwuetapowa weryfikacja
  • Ograniczenia dostępu do dokumentów, w tym tryb ograniczonego dostępu przeglądania, w którym użytkownik widzi tylko część dokumentu.
  • Dynamiczne znaki wodne, które pojawiają się, zawsze kiedy dokument jest przeglądany, drukowany lub pobierany.

Zgodność z normami bezpieczeństwa

Wybierając VDR upewnij się że:

  • Jest zgodny z normą ISO 27001 i SOC2
  • Korzysta z dwustopniowej weryfikacji, a jego centrum danych jest odpowiednio chronione.
  • Jest systematycznie sprawdzany przez zewnętrzne firmy za pomocą najnowszych międzynarodowych praktyk.

Raportowanie

Twój wirtualny pokój danych powinien pozwalać ci śledzić każdą aktywność, określić najbardziej aktywne grupy i najczęściej odwiedzane sekcje dokumentów.

Wbudowany system raportowania i analizy pomoże ci uniknąć krytycznych błędów zanim będzie za późno. Dla przykładu, jeśli strona kupująca spędza podejrzanie dużo czasu przyglądając się jakiemuś dokumentowi, możesz go zawczasu sprawdzić i natychmiast zareagować.

Wygoda korzystania

Typowy proces przejęcia wiąże się z udostępnianiem i przeglądaniem tysięcy dokumentów. Wygodny w użytkowaniu pokój danych posiadający funkcje porządkowania dokumentów znacznie go przyspieszy. Szukaj VDR oferującego następujące funkcje:

  • Obsługa różnych formatów plików
  • Obsługa wielu języków
  • Interfejs przyjazny dla urządzeń mobilnych
  • Funkcja przewijania umożliwiająca łatwe przejście do następującego dokumentu
  • Obsługa wielu platform, w tym iOS i Android
  • Zaproszenia zbiorcze

Zintegrowany dział na pytania i odpowiedzi

Korzystanie z poczty e-mail w celu odpowiedzi na wiele pytań od strony kupującej wiąże się z problemami, takimi jak ryzyko wycieku danych i możliwe zamieszanie dotyczące tego, kto co widział. Zamiast tego rozważ VDR z wbudowanym działem pytań i odpowiedzi.

Pozwoli ci to na sortowanie pytań na grupy, foldery i obszary zainteresowania. Możesz również wygenerować raport, aby sprawdzić które zagadnienia są najczęściej poruszane. Bazując na tym, możesz stworzyć listę najcześćiej zadawanych pytać, którą strona kupująca będzie mogła przeszukiwać, a ty nie będziesz musiał odpowiadać wciąż na te same pytania.

Personalizacja

Spersonalizowany pokój danych, który ma kolory twojej marki i jej logo, za pewne wyróżni cię na tle konkurencji. Dlatego, szukaj VDR, który zapewnia możliwość kustomizacji.

To jednak nie wszystko, wirtualny pokój danych, który można spersonalizować zmniejszy ilość pracy do wykonania, pozwalając na spersonalizowanie znaków wodnych, stopek i nagłówków.

Fuzje i przejęcia to skomplikowane transakcje, musisz być tego świadom, potrzebujesz najlepszy pokój danych z jak największą liczbą funkcji powyżej opisanych. Aby ułatwić sobie wybór, sprawdź listę najlepszych dostawców wirtualnych pokoi danych.

To top